Směrnice děkana č. 9/2016

O uveřejňování smluv v Registru smluv

 

Obsah:

  1. Předmět úpravy
  2. Uveřejňované dokumenty
  3. Odpovědnost za uveřejnění
  4. Závěrečná a přechodná ustanovení
 

I. Předmět úpravy

Směrnice upravuje v souladu se zákonem č. 340/2015 Sb. (dále jen „zákon“) a v souladu s Opatřením rektora č. 18/2016 způsob uveřejňování smluv (resp. akceptovaných objednávek) v Registru smluv (dále jen RSi)).

Předmětem uveřejnění jsou smlouvy (resp. akceptované objednávky) fakultou přijaté i vydané, uzavřené po 1. 7. 2016ii) za dále uvedených podmínek.

II. Uveřejňované dokumenty a způsob uveřejnění

V souladu s § 2 odst. 1 písm. e) zákona je fakulta jako součást veřejné vysoké školy povinna uveřejnit smlouvy (případně akceptované objednávky), jestliže výše hodnoty jejich předmětu je vyšší než 50 000 Kč (bez daně z přidané hodnoty). Takové smlouvy (akceptované objednávky) musí být dle § 8 odst. 2 zákona uzavřeny písemně.

Výjimky z povinnosti uveřejnění:

  • smlouvy, jejichž plnění je prováděno převážně mimo území ČR,
  • smlouvy autorské,
  • smlouvy s fyzickými osobami mimo jejich podnikatelské aktivity.

Uveřejněním smlouvy v RS se rozumí vložení elektronického obrazu textového obsahu smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátuiii) a metadat obsahujících:

  1. identifikaci smluvních stran,
  2. vymezení předmětu smlouvy,
  3. cenu,
  4. datum uzavření smlouvy.

Z uveřejnění musejí být vyloučeny (znečitelněny) osobní údaje, které nejsou veřejně dostupné (např. v obchodním rejstříku, živnostenském rejstříku, katastru nemovitostí apod.). Dále je nutné vyloučit skutečnosti, které mají charakter obchodního tajemství podle § 504 Občanského zákoníku.

III. Odpovědnost za uveřejnění

Zaměstnanec fakulty vystupující ve smluvním vztahu na straně objednatele (případně zhotovitele) služby nebo zboží je povinen uvést v návrhu smlouvy ujednání o uveřejnění v RS takto:

Tato smlouva se povinně uveřejňuje prostřednictvím registru smluv dle zákona č. 340/2015 Sb.
Smluvní strany potvrzují, že smlouva neobsahuje obchodní tajemství žádné z nich a že žádnou část smlouvy nevyloučily z uveřejnění.
Smluvní strany se dohodly, že smlouvu prostřednictvím Registru smluv uveřejní Univerzita Karlova, Matematicko-fyzikální fakulta s tím, že nebude-li smlouva takto uveřejněna do 20 dní od jejího uzavření, je druhá smluvní strana povinna zajistit její uveřejnění sama. Smluvní strany se zavazují jednat tak, aby bez zbytečného odkladu byly vzájemně informovány o uveřejnění smlouvy zasláním potvrzení správce Registru smluv o provedení operace (uveřejnění smlouvy).
Smlouva nabývá účinnosti nejdříve okamžikem uveřejnění v Registru smluv.
V případě objednávky bude uvedeno, že objednávku prostřednictvím Registru smluv uveřejní Univerzita Karlova, Matematicko-fyzikální fakulta.

Smlouvu (případně akceptovanou objednávku) odešle zaměstnanec fakulty (objednatel, popř. zhotovitel) ve formátu podle bodu II. této směrnice do sekretariátu tajemníka na adresu:
registr-smluv@dekanat.mff.cuni.cz,
odkud bude po podpisu smlouvy smluvními stranami datovou schránkou neprodleně (nejpozději do 20 dnů) odeslána do RS.
Smlouva se do RS odesílá v nepodepsané formě, která musí být obsahově totožná (s výjimkou vyloučených skutečností) se smlouvou, která byla podepsána zástupci smluvních stran.

IV. Přechodná a závěrečná ustanovení

Výše uvedený postup bude aplikován do doby pořízení modulu, ze kterého bude probíhat automatický export uveřejňovaných dokumentů do RS.

 

Navrhovatel: Ing. Dana Lanková, vedoucí hospodářského oddělení

Směrnice byla schválena dne: 12. 7. 2016,
účinnosti nabývá dnem vydání, tj. 12. 7. 2016.

 

Schválil:

prof. RNDr. Jan Kratochvíl, CSc.
děkan MFF UK



i) RS je informační systém veřejné správy, jehož správcem je Ministerstvo vnitra ČR.

ii) Smlouvy uzavřené před tímto datem se uveřejní pouze v případě, že dojde k jejich změně či doplnění na základě dodatků. V takovém případě se smlouva uveřejní současně s dodatkem. Obdobně se postupuje při částečném plnění objednávaném na základě rámcových smluv.

iii) Strojově čitelným formátem se pro účely zákona a této směrnice rozumí formáty:
a) Portable Document Format – .pdf (obsahující textovou vrstvu)
b) Word 97–2003 – .doc
c) Office Open XML – .docx
d) Rich Text Format – .rtf
e) Open Document Text – .odt