Opatření děkana č. 1/2021

Organizační uspořádání děkanátu
Matematicko-fyzikální fakulty Univerzity Karlovy

Část I
Základní ustanovení

Čl. 1
Úvodní ustanovení

Ve smyslu znění Organizačního řádu Matematicko-fyzikální fakulty UK (dále jen „MFF UK“) ze dne 14. června 2017, článek 7, děkan stanovuje podrobnosti o organizaci a činnosti děkanátu MFF UK.

Čl. 2
Role děkanátu

Děkanát je administrativně-hospodářským útvarem MFF UK.

Čl. 3
Sídlo děkanátu

Děkanát sídlí na adrese Praha 2, Ke Karlovu 2027/3. Jednotlivé organizační útvary děkanátu mohou být umístěny i mimo adresu, na které sídlí děkanát.

Čl. 4
Organizační členění děkanátu

1. Děkanát se z důvodu efektivního zabezpečování vymezených úkolů člení na dílčí organizační útvary děkanátu.
2. Dílčími organizačními útvary děkanátu jsou oddělení a referáty. Název organizačního útvaru je volen tak, aby co nejlépe vyjadřoval poslání a agendy svěřené danému útvaru, a to především s ohledem na srozumitelnost pro cílové skupiny.
3. Organizačními útvary děkanátu jsou:

   č. 721. Sekretariát (SEKR)

   č. 722. Hospodářské oddělení (HOSP)

   č. 723. Oddělení pro vědu a zahraniční styky (OVZS)

   č. 724. Studijní oddělení (STUD)

   č. 726. Zaměstnanecké oddělení (PERS)

   č. 728. Správa počítačové sítě Karlov a centrálního informačního uzlu (PSÍK)

   č. 729. Oddělení propagace a mediální komunikace (OPMK)

   č. 731. Správa budov (SB)

   č. 735. Oddělení firemní spolupráce (OFS)

   č. 736. Oddělení podpory grantů a projektů (OGAP)

   č. 737. Referát vnitřního auditu a kancelář ombudsmana (RVA)

   č. 738. Správní oddělení (SPR)

(Článek upraven na základě Opatření děkana č. 10/2024.)

Část II
Řízení děkanátu

Čl. 5
Základní principy

1. V souladu s ustanovením Statutu MFF UK je tajemník MFF UK pověřen řízením děkanátu a za činnost děkanátu odpovídá děkanovi. Výjimku tvoří organizační útvar č. 737 Referát vnitřního auditu a kancelář ombudsmana (RVA), který je metodicky i po pracovní stránce řízen děkanem.
2. Toto opatření dále stanoví, ve kterých případech a v jakém rozsahu je organizační útvar děkanátu podřízen děkanovi či příslušnému pověřenému proděkanovi.
3. Pokud je organizační útvar děkanátu podřízen z hlediska obsahového a koncepčního příslušnému proděkanovi, může se daný proděkan podílet na výběru zaměstnanců zařazených do tohoto organizačního útvaru děkanátu a všestranně děkanovi odpovídá za jeho koncepční a obsahové směřování. V tomto rozsahu může vedoucímu podřízeného organizačního útvaru děkanátu ukládat úkoly a se souhlasem tohoto vedoucího také jednotlivým zaměstnancům daného organizačního útvaru děkanátu. Nemůže-li vedoucí organizačního útvaru děkanátu zajistit splnění takto uložených úkolů, oznámí to tajemníkovi MFF UK a příslušnému pověřenému proděkanovi.

(Článek upraven na základě Opatření děkana č. 10/2024.)

Čl. 6
Děkan

1. Děkan je oprávněn od proděkanů a tajemníka MFF UK vyžadovat informace o jednotlivých stránkách řízení organizačních útvarů děkanátu.
2. Děkan metodicky i po pracovní stránce řídí organizační útvar děkanátu č. 737 Referát vnitřního auditu a kancelář ombudsmana (RVA).

(Článek upraven na základě Opatření děkana č. 10/2024.)

Čl. 7
Pověření proděkani

1. Proděkanovi pro vědeckou činnost a zahraniční styky jsou z hlediska obsahového a koncepčního podřízena oddělení č. 723. Oddělení pro vědu a zahraniční styky (OVZS) a č. 736. Oddělení podpory grantů a projektů (OGAP).

2. Proděkanovi pro PRopagaci jsou z hlediska obsahového a koncepčního podřízena oddělení č. 729. Oddělení propagace a mediální komunikace (OPMK) a č. 735. Oddělení firemní spolupráce (OFS), není-li u tohoto oddělení uvedeno jinak.

   Proděkanovi pro PRopagaci je z hlediska obsahového a koncepčního podřízeno oddělení č. 729. Oddělení propagace a mediální komunikace (OPMK).

   (Text nahrazen na základě Opatření děkana č. 3/2022.)

3. Proděkanovi pro studijní záležitosti a proděkanovi pro koncepci studia je z hlediska obsahového a koncepčního podřízeno oddělení č. 724. Studijní oddělení (STUD). Vymezení jejich kompetencí stanoví děkan.
4. Proděkanovi pro rozvoj je z hlediska obsahového a koncepčního podřízeno oddělení č. 731. Správa budov (SB).

Čl. 8
Tajemník fakulty

1. Tajemníkovi MFF UK jsou po stránce pracovně-právní, organizačně-procesní, obsahové a koncepční, podřízena oddělení č. 721. Sekretariát (SEKR), č. 722. Hospodářské oddělení (HOSP), č. 726. Zaměstnanecké oddělení (PERS), č. 728 Správa počítačové sítě Karlov a centrálního informačního uzlu (PSÍK) a 738. Správní oddělení (SPR).
2. Ostatní organizační útvary děkanátu jsou tajemníkovi MFF UK podřízeny z hlediska pracovně-právního a organizačně-procesního.
3. Tajemník MFF UK vždy předem konzultuje s děkanem zásadní kroky řízení Sekretariátu.
4. Po dobu své nepřítomnosti může tajemník pověřit výkonem pravomocí vymezených tímto opatření vedoucího oddělení děkanátu nebo jiného zaměstnance MFF UK.

Čl. 8a
Metodické vedení Oddělení firemní spolupráce

1. Z hlediska obsahového a koncepčního je koordinátorovi pro Partnerský program podřízeno oddělení č. 735. Oddělení firemní spolupráce (OFS), není-li v čl. 12, písm. i) uvedeno jinak.

(Článek 8a vložen na základě Opatření děkana č. 3/2022.)

Čl. 9
Vedoucí organizačních útvarů děkanátu

1. Činnost organizačního útvaru děkanátu řídí jeho vedoucí.
2. Vedoucí organizačního útvaru děkanátu zabezpečuje plnění povinností tohoto útvaru v rozsahu působnosti stanovené tímto opatřením a podle pokynů nadřízených zaměstnanců určených tímto opatřením. Mezi jeho povinnosti patří zejména:
   1. postupovat podle platných obecně závazných právních předpisů, podle vnitřních předpisů univerzity a MFF UK, dalších předpisů univerzity a MFF UK a pokynů nadřízených vedoucích zaměstnanců a zabezpečit dodržování těchto předpisů v rámci organizačního útvaru děkanátu,
   2. dodržovat lhůty stanovené k plnění úkolů,
   3. plnit povinnosti vedoucího zaměstnance podle pracovně-právních předpisů, zejména určovat jednotlivým podřízeným zaměstnancům organizačních útvarů děkanátu náplň jejich práce v souladu s jejich pracovními smlouvami, práci jim přidělovat a kontrolovat její vykonávání, schvalovat nepřítomnost podřízených zaměstnanců organizačních útvarů děkanátu na pracovišti,
   4. vytvářet příznivé pracovní podmínky, zajišťovat bezpečnost a ochranu zdraví při práci,
   5. vytvářet podmínky pro zvyšování odborné úrovně zaměstnanců,
   6. zabezpečovat přijetí opatření k ochraně majetku zaměstnavatele a jeho inventarizaci,
   7. navrhovat nebo ukládat potřebná opatření k řádnému výkonu práce, příp. k jeho zlepšování ve svěřené oblasti působnosti zaměstnavatele.
3. Vedoucí zastává funkci příkazce operace dle zvláštních právních předpisů¹ k účetním zakázkám, v nichž jsou soustředěny finanční prostředky určené pro financování realizace činnosti daného organizačního útvaru děkanátu. Podrobnosti může upravit samostatné opatření děkana.
4. Vedoucí je za svou činnost odpovědný tajemníkovi MFF UK. Pokud tento či jiný předpis stanoví, že je organizační útvar buď všestranně podřízen děkanovi, nebo z obsahového a koncepčního hlediska pověřenému proděkanovi, pak je vedoucí v takto vymezených oblastech odpovědný děkanovi, nebo pověřenému proděkanovi.
5. Návrhy k projednání na kolegiu děkana předkládá vedoucí oddělení prostřednictvím tajemníka či proděkana, kterému je obsahově a koncepčně podřízen. O výsledcích tohoto projednání vedoucího oddělení informuje osoba, které byl návrh předložen.
6. V nepřítomnosti vedoucího přecházejí uvedené pravomoci na vedoucím pověřeného zaměstnance. O této skutečnosti je vedoucí povinen neprodleně informovat tajemníka MFF UK a pověřeného proděkana.

Čl. 10
Zaměstnanci děkanátu

1. Zaměstnanci děkanátu jsou podřízeni vedoucím podle čl. 9 tohoto opatření, není-li v tomto opatření uvedeno jinak.
2. Zaměstnanci děkanátu jsou povinni vykonávat práci řádně dle svých sil, znalostí a schopností v souladu s pracovní smlouvou a podle pokynů vedoucího organizačního útvaru, popř. děkana, příslušného proděkana či tajemníka, a to řádně, včas a v souladu s platnými obecně závaznými právními předpisy, vnitřními předpisy univerzity a MFF UK a dalšími předpisy univerzity a MFF UK.
3. Při výkonu svěřených činností jsou zaměstnanci děkanátu povinni spolupracovat s ostatními zaměstnanci děkanátu a celkově MFF UK tak, aby bylo zajištěno efektivní a kvalitní fungování administrativních a organizačních procesů.
4. Pro zaměstnance organizačních útvarů děkanátu je místem výkonu práce děkanát, pokud v konkrétním případě není pracovní smlouvou či jiným způsobem stanoveno jinak.

Část III
Úkoly organizačních útvarů děkanátu

Čl. 11
Obecné úkoly

1. V oblasti své působnosti zabezpečují organizační útvary děkanátu v rámci MFF UK všestrannou koordinační, konzultační, informační, evidenční a koncepční činnost.
2. Organizační útvary děkanátu pod vedením a s vědomím svých vedoucích vzájemně spolupracují, zejména si navzájem poskytují podklady a informace potřebné k plnění svých úkolů.
3. Organizační útvary děkanátu, resp. zaměstnanci přidělení k výkonu práce v těchto útvarech, vykonávají činnosti uvedené v dalších ustanoveních tohoto opatření zpravidla tímto způsobem:
   1. připravují podklady pro činnost děkana, proděkanů, tajemníka MFF UK a případně též dalších orgánů MFF UK (akademický senát, komise atd., a to na pokyn děkana, pověřeného proděkana či tajemníka),
   2. připravují návrhy rozhodnutí a písemných podání,
   3. vykonávají právními předpisy a vnitřními a dalšími předpisy univerzity a MFF UK vyžadovanou činnost, vedou požadovanou dokumentaci, zpracovávají a vyhodnocují údaje z oblasti své působnosti,
   4. v rámci svěřené agendy zajišťují statistické sledování a výkaznictví za MFF UK,
   5. projednávají záležitosti MFF UK s orgány veřejné správy a jinými dotčenými úřady, pokud jsou k tomu zmocněni,
   6. aktivně sledují vývoj právních předpisů a vnitřních a dalších předpisů univerzity ve svěřené oblasti a zajišťují implementaci změn do stávajících procesů, včetně návrhů změn předpisů MFF UK,
   7. pro zabezpečení činnosti MFF UK navrhují a věcně zpracovávají návrhy vnitřních a dalších předpisů v souladu s platnými obecně závaznými právními předpisy, vnitřními a dalšími předpisy univerzity a MFF UK,
   8. spravují finanční prostředky získané pro činnost MFF UK podle platných obecně závazných právních předpisů a vnitřních předpisů MFF UK a univerzity a dalších předpisů MFF UK a univerzity a hospodaří s nimi v souladu s příslušnými pravidly,
   9. vedou dokumentaci v oblasti své činnosti, zpracovávají a zhodnocují informační údaje v oblasti své činnosti a, neodporuje-li to zájmům MFF UK nebo univerzity, podávají potřebné informace zaměstnancům a studentům MFF UK, i občanům, zejména prostřednictvím tištěných, elektronických a audiovizuálních prostředků komunikace, webových stránek MFF UK, k tomu zřízených informačních systémů a organizací informačních setkání a školení tak, aby tyto informace byly včasné, aktuální, úplné a správné,
   10. ve svěřené oblasti spolupracují s rektorátem univerzity a dalšími součástmi univerzity, včetně metodické oblasti,
   11. při plnění svých úkolů spolupracují s institucemi a organizacemi doma i v zahraničí,
   12. odpovídají za úschovu, evidenci a správné používání svěřených razítek,
   13. ve své oblasti pečují o svěřený majetek,
   14. ve své oblasti spolupracují při přípravě podkladů pro zadávání veřejných zakázek,
   15. zajišťují výkon spisové služby ve své oblasti působnosti,
   16. a jiné úkoly, spadající do oblasti působností daného útvaru.

Čl. 12
Struktura a náplň činnosti jednotlivých organizačních útvarů děkanátu:

a) 721. Sekretariát (SEKR)

V rámci agendy sekretariátu děkana zajišťuje

• evidenci a vyřizování korespondence děkana, sjednávání termínů jednání a přípravu podkladů k jednáním,
• časový plán děkana (porady, jednání, zahraniční cesty a další akce),
• administrativu spojenou s kolegiem děkana MFF UK (termíny, pozvánky, příprava, programu jednání, pořizování zápisu z jednání),
• řízení činnosti podatelny,
• plnění dalších úkolů dle pokynů děkana.

V rámci agendy sekretariátu tajemníka zajišťuje

• korespondenci tajemníka, sjednávání termínů jednání,
• časový plán tajemníka,
• porady vedoucích dílčích útvarů děkanátu a pořizování zápisů z těchto porad,
• evidenci dokumentace k pracovním úrazům a úrazům studentů a následné předání této dokumentace referentovi BOZP,
• evidenci řidičů (školení, lékařské prohlídky),
• evidenci smluv a jejich uveřejnění v registru smluv,
• koordinaci poskytování informací podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů,
• plnění dalších úkolů dle pokynů tajemníka.

V rámci podatelny zajišťuje:

• příjem, evidenci a distribuci poštovních zásilek na jednotlivá pracoviště MFF UK,
• příjem, evidenci a distribuci poštovních zásilek doručených prostřednictvím poštovních služeb na MFF UK,
• evidenci dokumentů či zásilek v ESSS UK,
• obsluhu výplatního stroje (frankování poštovních zásilek a jejich vypravování cestou smluvně dané pobočky České pošty, s. p.).

Vedoucím Sekretariátu je sekretářka děkana.

b) 722. Hospodářské oddělení (HOSP)

V rámci agendy všeobecné účtárny zajišťuje

• zpracování veškerých účetních dokladů a bankovních transakcí ve všech měnách,
• účetní agendu zahraničních projektů a programů,
• agendu DPH a ostatních daní a zúčtovacích vztahů s RUK,
• inventarizaci pohledávek a závazků, kontrolu saldokonta odběratelů a urgence pohledávky po splatnosti.

V rámci agendy finanční účtárny zajišťuje:

• rozpis rozpočtu a přidělování typů akcí podle jednotlivých zdrojů,
• agendu drobných vydání, zahraničních hostů, záloh, cestovních příkazů a cestovního pojištění.

V rámci agendy pokladní zajišťuje

• vedení pokladny a valutových pokladen pro hotovostní pokladní styk,
• agendu stravenek pro zaměstnance, po dobu jejich trvání.

V rámci agendy referent správy majetku zajišťuje

• zaúčtování pořízeného majetku MFF UK, jeho evidenci, přesuny a vyřazování v souladu s platnými předpisy,
• inventarizaci hmotného a dokladového majetku MFF UK a archivaci a skartaci dokladů hospodářského oddělení.

c) 723. Oddělení pro vědu a zahraniční styky (OVZS)

V rámci agendy zajišťuje:

• administraci habilitačního řízení a řízení ke jmenování profesorem,
• agendu Vědecké rady MFF UK (termíny, pozvánky, přípravu na jednání, pořizování zápisu),
• administraci meziuniverzitních dohod (vysílání a přijímání akademických pracovníků, shromažďování námětů, příprava dohod, vypisování stipendijních nabídek v rámci dohod),
• záležitosti kulturních dohod a dvoustranných mezinárodních smluv zastřešených MŠMT,
• agendu Fondu mobility UK,
• agendu Fondu na podporu pobytů zahraničních výzkumníků (post-doc),
• agendu zahraničních mobilit zaměstnanců ERASMUS+ ,
• administraci ocenění pro pracovníky ve vědě a výzkumu (tuzemská i mezinárodní, interní univerzitní),
• agendu čestných vědeckých hodností a čestných titulů na úrovni MFF UK a RUK (doktoráty honoris causa, hostující profesoři UK, emeritní profesoři UK, tituly udělované in memoriam),
• agendu hodnocení tvůrčí činnosti (společně s Knihovnou MFF UK).

d) 724. Studijní oddělení (STUD)

V rámci agendy pro studium v českém i anglickém jazyce zajišťuje

• agendu bakalářského, navazujícího magisterského a doktorského studia v prezenční i kombinované formě,
• agendu bakalářského, navazujícího magisterského a doktorského studia zahraničních studentů a stážistů,
• agendu přijímacího řízení a agendu přezkumného řízení,
• agendu rigorózního řízení,
• agendu celoživotního vzdělávání (kurzy zájmové, kurzy zaměřené na výkon povolání, Univerzity třetího věku),
• agendu v rámci studentského programu Erasmus+,
• agendu studentů se speciálními potřebami,
• agendu stipendií v pregraduálním a postgraduálním studiu vč. stážistů a studijních pobytů,
• agendu poplatků, agendu odměn školitelům,
• agendu akreditací,
• agendu udělování cen studentům,
• agendu nostrifikací zahraničních diplomů,
• agendu centrální evidence studentů, tzv. matriky,
• agendu studentských fakultních grantů – zajištění evidence a kontroly plnění vč. vyplácení stipendií,
• agendu organizování a zajištění promocí, imatrikulací (Bc., Mgr., Ph.D., RNDr. a U3V),
• agendu spojenou se studijním informačním systémem (SIS) a agendu související s dalšími studijními informačními programy,
• hlášení evidence studentů Všeobecné zdravotní pojišťovně.

V rámci agendy fakultní koordinátorky zajišťování kvality vzdělávací činnosti zajišťuje

• všechny činnosti souvisejících se zajišťováním kvality vzdělávací činnosti, příp. jejího hodnocení studenty a absolventy,
• podporu rozvoje kvality vzdělávací činnosti,
• spolupráci se členy Rady pro vnitřní hodnocení.

e) 726. Zaměstnanecké oddělení (PERS)

V rámci agendy zaměstnanecké oddělení zajišťuje:

• komplexní vyřízení vzniku a případných změn či ukončení pracovního poměru na MFF UK včetně změn vícezdrojového financování na základě návrhu pracoviště (souhlas proděkana a děkana MFF UK),
• agendu dohod konaných mimo pracovní poměr (DPP, DPČ),
• mzdovou agendu zaměstnanců MFF UK,
• zúčtování mezd a odměn z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr,
• soulad nastavení pracovně-právních vztahů a čerpání mzdových prostředků s pravidly poskytovatelů finančních prostředků a kontrolu čerpání mzdových prostředků na projektech,
• organizaci výběrových řízení na obsazení pracovních míst a funkcí podle univerzitního vnitřního předpisu a koordinaci i ostatních výběrových řízení,
• evidence tvůrčího volna,
• organizaci a evidenci pracovně-lékařských služeb,
• zpracování statistických výkazů a přípravu podkladů pro audity,
• spolupráci se zdravotními pojišťovnami a Úřadem práce, Správou sociálního zabezpečení, úřady finanční správy a dalšími kontrolními orgány,
• spolupráci s požárním a bezpečnostním technikem k oblasti BOZP a PO, školení řidičů.
• koordinaci správy univerzitních personálních informačních systémů (zejména WhoIS a EGJE) v rámci MFF UK.

f) 728. Správa počítačové sítě Karlov a centrálního informačního uzlu (PSÍK)

V rámci správy domény Karlov zajišťuje

• provoz a rozvoj základní infrastruktury počítačové sítě MFF UK v lokalitě Karlov a její připojení do Pražské akademické sítě,
• schvalování připojení koncových zařízení do počítačové sítě v lokalitě Karlov, přidělování IP adres a doménových jmen,
• konfiguraci síťových prvků a provoz centrálních služeb v doméně Karlov (mailové a groupware služby, DNS, DHCP/BOOTP),
• bezpečnost počítačové sítě,
• instalaci kabeláže počítačové sítě v lokalitě Karlov.

V rámci správy počítačové laboratoře Karlov (PLK) zajišťuje její

• rozvoj (v souladu s předpisy nákup a instalace hw a sw),
• provoz (organizování služeb, řešení provozních problémů).

V oblasti hardwaru, operačních systémů a programového vybavení centrálních serverů v doméně Karlov zajišťuje správu

• pro potřeby počítačové laboratoře a pracovišť v lokalitě Karlov,
• pro potřeby děkanátu a účelových zařízení MFF UK,
• pro potřeby centrálních informačních systémů MFF UK,
• zálohování a ochranu dat na těchto serverech uložených,
• monitorování zatížení a dostupnosti provozované infrastruktury a služeb.

V rámci správy aplikací centrálních informačních systémů MFF UK, podpory jejich uživatelů, spolupráce s dodavatelem zajišťuje

• provoz finančního informačního systému (iFIS),
• provoz studijního informačního systému (SIS) včetně nestudijních agend (+ specifikace požadavků na rozvoj),
• provoz CIS – Informace pro vedoucí pracovišť, řešitele grantů i ostatní zaměstnance,
• podporu provozu personálního a mzdového systému (EGJE),
• provoz systému Amoeba, spolu s vývojem,
• přístupového systému (+ vývoj fakultního rozšíření),
• provoz systému pro zveřejňování natočených přednášek,
• provoz fakultních www stránek po technické stránce,
• správu databáze pro systém iFis a další fakultní potřeby,
• přístupová práva do výše uvedených systémů.

V rámci správy děkanátní počítačové sítě včetně koncových zařízení zajišťuje

• uživatelskou podporu v rámci děkanátní počítačové sítě a účelových zařízení mimo Knihovnu, školení uživatelů,
• uživatelskou podporu vedení MFF UK,
• nákupy a instalace veškerého hw a sw v rámci děkanátní počítačové sítě a účelových zařízení mimo Knihovnu.

Dále zajišťuje

• součinnost při správě zařízení a služeb ve správě jiných organizačních jednotek (studentské úložiště, telefonní ústředna a infrastruktura, kamerový systém),
• systémovou integraci fakultních databází (definování číselníků s celofakultní platností, požadavků na vlastnosti dat jednotlivých aplikací a synchronizaci vybraných dat mezi databázemi).

g) 729. Oddělení propagace a mediální komunikace (OPMK)

V rámci agendy zajišťuje

• vnější propagaci MFF UK a podílí se na (její) vnitřní komunikaci, vč. propagace studia v angličtině na MFF UK,
• provoz redakčního systému hlavních webových stránek MFF UK a správa příslušné webové stránky z hlediska obsahu, s výjimkou obsahu, za nějž zodpovídají další útvary MFF UK,
• koordinaci a správu fakultní prezentace na sociálních sítích, účelových propagačních webech a dalších elektronických komunikačních kanálech,
• krizovou komunikaci MFF UK směrem k médiím,
• inzerci do médií, která slouží jednak k posílení značky MFF UK, jednak k náboru nových studentů,
• koordinaci, organizaci a vyhodnocení efektivity naučně-propagačních aktivit pro mládež (korespondenční semináře, soutěže a tábory s naučným programem), včetně správy věcně příslušných dotačních programů MŠMT ČR,
• správu a rozvoj specifické fakultní vizuální identity pro tištěné i elektronické dokumenty,
• přípravu a výrobu vhodných propagačních předmětů, které nesou symboly MFF UK (logo, doplňkové propagační logo atp.),
• účast MFF UK na veřejných akcích s vhodným propagačním vyzněním (veletrhy vzdělávání, Muzejní noc ad.) a propagace a spolupořádání fakultních akcí podobného druhu.

h) 731. Správa budov (SB)

V rámci agendy správy budov zajišťuje

• návrh ročních provozních a stavebních rozpočtů pro budovy v lokalitách Karlov, Karlín, Malá Strana a Troja, a to na základě požadavků pracovišť a vedení MFF UK týkajících se oprav, údržby, rekonstrukcí či nových investičních akcí,
• chod, údržbu, revize a servisy technických a technologických zařízení, stavební akce a péči o svěřené pozemky a budovy,
• provoz vrátnic, ohlašoven požáru, EZS/EPS, velínů,
• pravidelné a mimořádné úklidy budov vč. přilehlých pozemků, materiální zabezpečení ve výukových prostorách a na sociálních zařízeních,
• dodavatelské práce a služby a kontrolu jejich kvality,
• služby v oblasti odvozu odpadů, stěhování, likvidaci odepsaného majetku,
• technikem zajišťování průchodnosti evakuačních cest, odstraňovaní nebezpečných a hořlavých materiálů v chráněných cestách, ve spolupráci s PO BOZP řízení cvičných evakuačních poplachů, pravidelné testy ohlašoven požáru atp.
• pasportizaci, digitalizaci stavebních a technických výkresů, archivaci projektové dokumentace ke stavebním akcím,
• agendu fakultních SIM karet a průkazů/čipů přístupového systému (ve spolupráci s PSÍK),
• ve spolupráci s PSÍK agendu kamerového systému,
• agendu spojenou s objednáváním a distribucí lihu pro pracoviště MFF UK,
• správu prostor pronajímaných MFF UK jinými subjekty,
• správu prostor pronajatých MFF UK jiným subjektům.

V rámci agendy energetika zajišťuje

• plynulou dodávku elektřiny, zemního plynu a pitné vody,
• změny smluvních kapacit a maximálních příkonů a rozpis záloh jednotlivých komodit,
• součinnost při přípravě a realizaci investičních záměrů,
• spolupráci při přípravě veřejné zakázky na sdružené služby dodávky elektrické energie a zemního plynu.

i) 735. Oddělení firemní spolupráce (OFS)

V rámci své agendy zajišťuje

• administraci transferu znalostí a technologií (smluvní výzkum, licenční smlouvy, konzultační služby, apod.), a to ve spolupráci s děkanem a sekčními proděkany,
• podporu akademických pracovníků a studentů v oblasti ochrany duševního vlastnictví, a to ve spolupráci s děkanem a sekčními proděkany,
• vedení a administraci fakultního Partnerského programu,
• agendu darovacích smluv a smluv o nadačních příspěvcích (včetně souvisejících smluv o reklamě a propagaci),
• následující kariérní služby
  • nabídka volných pracovních míst a stáží,
  • správa mentoringového programu,
  • organizační zjištění kurzů soft-skills,
  • zaměstnanecké veletrhy (ve spolupráci s OPMK).

(Bod upraven na základě Opatření děkana č. 3/2022.)

j) 736. Oddělení podpory grantů a projektů (OGAP)

V rámci agendy zajišťuje administrativní, koordinační, konzultačně poradní, informační, evidenční a archivační činnost na MFF UK zejména v rámci agend

• vnitřních grantových systémů a institucionálního financování na UK (zejména GA UK, SVV, UNCE, PROGRES/COOPERATIO, PRIMUS, 4EU+, START),
• rezortních i mimorezortních programů pro vědu a výzkum (zejména GA ČR, TA ČR, MŠMT, MPO, MV, MZ, MK),
• mezinárodních programů a mezinárodní spolupráce v oblasti vědy a výzkumu, včetně programů Evropské unie v této oblasti (H2020, Horizont Evropa apod.),
• Operačních programů (zejména OP VVV, OP PPR apod.).

k) 737. Referát vnitřního auditu a kancelář ombudsmana (RVA)

Referát vnitřního auditu jako součást vnitřního kontrolního systému MFF UK provádí organizačně oddělené a funkčně nezávislé přezkoumávání a vyhodnocování přiměřenosti a účinnosti řídicí kontroly, včetně prověřování souladu vybraných finančních a majetkových operací s platnými právními předpisy.

Referát vnitřního auditu zjišťuje zejména, zda:

• jsou dodržovány právní předpisy, přijatá opatření a stanovené postupy,
• jsou včas rozpoznávána rizika vztahující se k činnosti MFF UK, zda jsou přijímána odpovídající opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění,
• výsledky kontrol poskytují akademickému senátu MFF UK a vedení MFF UK potřebné informace,
• jsou plněna provozní a finanční kritéria podle § 4 zákona o finanční kontrole,
• je zavedený vnitřní kontrolní systém dostatečně účinný, zda reaguje včas na změny ekonomických, právních, provozních a jiných podmínek,
• výsledky dosažené při plnění rozhodujících úkolů MFF UK poskytují dostatečné ujištění, že schválené záměry a cíle MFF UK budou splněny.

Kancelář ombudsmana

• Činnost se řídí samostatným opatřením.

(Bod upraven na základě Opatření děkana č. 10/2024.)

l) 738. Správní oddělení (SPR)

Správní oddělení zajišťuje činnosti nutné pro chod děkanátu, příp. celé MFF UK, které věcně přesahují agendu jednoho oddělení, a tedy nespadají do pravomoci jednotlivých dílčích útvarů děkanátu.
Do oddělení spadá zejména agenda veřejných zakázek, BOZP a PO a právních služeb, příp. další ad hoc agendy v závislosti na aktuální potřebě MFF UK.
Činnost správního oddělení řídí tajemník.

V rámci agendy právních služeb zajišťuje

• sledování právních předpisů ČR a UK a jejich aplikaci do činnosti MFF UK, vč. všech legislativních změn a právních dopadů, o kterých by mělo být informováno vedení MFF UK a příslušní vedoucí zaměstnanci daných pracovišť MFF UK, jichž se týkají,
• poskytování právních názorů a stanovisek pro potřebu přijímání důležitých rozhodnutí v řízení MFF UK,
• zpracování návrhů různých typů smluv uzavíraných MFF UK podle potřeby jednotlivých pracovišť,
• připomínkování zaslaných návrhů smluv před jejich schválením a podepsáním děkanem nebo tajemníkem MFF UK,
• připomínkování vnitřních předpisů MFF UK, i vytváření jejich věcně zpracovaných návrhů dle čl. 11 bod 3. g),
• poskytování právního poradenství a konzultací vedení MFF UK, děkanátu a pracovištím sekcí, jiným pracovištím a účelovým zařízením MFF UK,
• agendu veřejných zakázek, včetně správy fakultního profilu zadavatele a elektronického nástroje pro administraci veřejných zakázek,
• ve spolupráci s příslušnými děkanátními útvary přípravu vnitřních a dalších předpisů MFF UK a jejich změn v souladu s platnými obecně závaznými právními předpisy, vnitřními a dalšími předpisy univerzity a MFF UK,
• evidenci vnitřních předpisů MFF UK,
• spolupráci s advokátními kancelářemi či právníky.

V rámci agendy veřejných zakázek zajišťuje

• přípravu a realizaci zadávacích a výběrových řízení k zadání veřejných zakázek malého rozsahu v souladu s platnými obecně závaznými právními předpisy upravujícími zadávání veřejných zakázek a vnitřními předpisy univerzity a MFF UK,
• správu vybrané dokumentace, cenového porovnání, technické specifikace, smluv a administrativy spojené s administrací veřejných zakázek,
• tvorbu a revizi zadávacích podmínek a kritérií hodnocení, protokolů, rozhodnutí a obdobných dokumentů souvisejících s administrovanými zadávacími a výběrovými řízeními,
• používání elektronického nástroje, uveřejňování příslušných formulářů a dokumentů ve Věstníku veřejných zakázek a na profilu zadavatele.

V rámci agendy požárního a bezpečnostního technika zajišťuje

• požární ochranu (PO) a bezpečnost práce na všech pracovištích (BOZP) MFF UK spolu s prevencí a vyhodnocování rizik a návrhů na nápravu,
• řízení a organizaci opatření k zajištění BOZP a PO dle příslušných zákonných předpisů,
• evidenci vnitřních předpisů BOZP a PO vč. jejich kontroly a aktualizace a vedení dokumentace,
• provádění školení a instruktáží BOZP a PO na pracovištích, prověrku BOZP vč. provádění průběžné kontroly na pracovištích,
• spolupráci při řešení pracovních úrazů, vede jejich evidenci a navrhuje nápravná opatření,
• poradenskou a konzultační činnost týkající se BOZP a PO,
• hlášení každého požáru, spolupracuje se složkami státního dozoru,
• kontrolu stavu prostředků PO tak, aby byla zajištěna jejich akceschopnost.

Čl. 13
Další úkoly organizačních útvarů děkanátu .[center]

1. Organizační útvary děkanátu dále zabezpečují úkoly vyplývající z platných obecně závazných právních předpisů, vnitřních předpisů univerzity a MFF UK a dalších předpisů univerzity a MFF UK. V případě pochybností o příslušnosti organizačního útvaru děkanátu ke splnění úkolu stanoveného právním předpisem nebo vnitřním předpisem univerzity či MFF UK nebo dalším předpisem univerzity a MFF UK rozhoduje tajemník MFF UK po poradě s děkanem, příslušnými proděkany a vedoucími.
2. Organizační útvary děkanátu plní rovněž další úkoly stanovené zaměstnanci pověřenými řízením děkanátu, a to v mezích jim svěřených řídicích pravomocí.

Část IV
Ustanovení přechodná a závěrečná

Čl. 14
Přechodná ustanovení

1. Tajemník MFF UK zajistí restrukturalizaci mzdového a provozního rozpočtu děkanátu, jakož i změnu v evidenci majetku MFF UK v souvislosti se změnami plynoucími z tohoto opatření, k 1. 1. 2022.
2. Správní oddělení prostřednictvím právníka MFF UK ve spolupráci s vedoucími organizačních útvarů děkanátu předloží tajemníkovi MFF UK návrhy změn ve vnitřních a dalších předpisech MFF UK v souvislosti se změnami plynoucími z tohoto opatření tak, aby mohly být provedeny co nejdříve od nabytí účinnosti tohoto opatření. V přechodném období se ve vnitřních a dalších předpisech MFF UK rozumí:
   1. „Oddělením firemní spolupráce a kariérního poradenství“ „Oddělení firemní spolupráce“.
   2. „Oddělením pro vědu a zahraniční styky“ „Oddělení pro vědu a zahraniční styky“ nebo „Oddělení podpory grantů a projektů“, a to dle rozdělení agend v čl. 12 písmen c) a j),
   3. „Referátem interního auditu a právních služeb“ „Referát vnitřního auditu“ nebo „Správní oddělení“, a to dle rozdělení agend v čl. 12 písmen k) a l),
   4. „Referátem energetika“ „Správa budov“,
   5. „Referátem požárního a bezpečnostního technika“ „Správní oddělení“.
3. Vedoucí organizačních útvarů děkanátu zajistí provedení změn v příslušných informačních, administrativních a orientačních systémech, na webových stránkách a na dalších místech, kde jsou poskytovány související informace, v návaznosti na změny plynoucí z tohoto opatření, a to co nejdříve od nabytí účinnosti tohoto opatření, nejpozději však do 31. 12. 2021.
4. Pokud tyto změny vyžadují změnu v pracovních smlouvách, zajistí vedoucí organizačních útvarů děkanátu sjednání změn v pracovních smlouvách zaměstnanců těchto útvarů týkajících se jejich pracovního zařazení, a to co nejdříve od nabytí účinnosti tohoto opatření, nejpozději však do 31. 12. 2021.

Čl. 15
Závěrečná ustanovení

1. Tímto opatřením se zřizují děkanátní útvary uvedené v čl. 12 písm. j), k), l).
2. Tímto opatřením se ruší děkanátní útvary „732. Referát energetika“, „733. Referát požárního a bezpečnostního technika“ a „734. Referát interního auditu a právních služeb“.
3. Toto opatření nabývá platnosti dnem jeho schválení děkanem MFF UK a účinnosti dnem zveřejnění ve veřejné části internetových stránek fakulty, nejdříve však dne 1. 7. 2021.
4. Ke dni účinnosti tohoto opatření se zrušuje Směrnice děkana č. 15/2015, Organizační uspořádání děkanátu Matematicko-fyzikální fakulty Univerzity Karlovy.

Navrhovatel:
Ing. Blanka Svobodová, tajemnice MFF UK

Opatření bylo projednáno vedením fakulty dne 2. 6. 2021, odborovou organizací dne 7. 6. 2021 a AS MFF UK dne 23. 6. 2021.

Schválil dne 24. 6. 2021:

¹ Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů, vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění zákona č. 309/2002 Sb., zákona č. 320/2002 Sb. a zákona č. 123/2003 Sb., ve znění pozdějších předpisů.