Příkaz tajemníka č. 1/2016

O archivaci dokumentace projektů OP VaVpI

I. Předmět úpravy

V souladu se Zákonem č. 563/1991 Sb. o účetnictví, se Zákonem 499/2004 Sb. o archivnictví a v souladu s čl. 90 Obecného nařízení OP VaVpI jsou osoby odpovědné za realizaci projektů OP VaVpI zajistit řádnou archivaci dokumentů.

II. Dokumentace podléhající archivaci

Kompletní dokumentace projektů.

III. Způsob archivace

Archivace může být zabezpečena v tištěné či elektronické formě.

V případě elektronické archivace jakékoli části dokumentace projektu (včetně korespondence), bude místo uložení pravidelně zálohováno a chráněno před externími vlivy. Veškerá dokumentace bude vedena na odděleném disku jen pro projekt, který bude označen názvem projektu.

Po celou dobu archivace musí být zajištěna čitelnost dokumentů, schopnost prokázat jejich pravost, kompletnost, a nesmí se v něm provádět změny.

IV. Doba archivace

Veškerá dokumentace projektů musí být archivována v kompletní podobě minimálně do 31. 12. 2021, aby byla k dispozici možným kontrolám oprávněných osob.

V. Zajištění, kontrola a účinnost

Zajištěním archivace jsou pověřeni vedoucí projektů, finanční manažerky, projektoví manažeři, techničtí manažeři, sekretářka tajemníka a administrátoři projektů.

Kontrolu dodržování této směrnice provádí interní auditor.

Příkaz je účinný od 1. 4. 2016 do 31. 12. 2021.


Navrhovatel: Ing. Dana Lanková
Příkaz byl schválen dne 22. 3. 2016
Vydán dne 24. 3. 2016


Schválil:

Ing. Antonín Líska
tajemník fakulty