Opatření děkana č. 20/2022

Závazné pokyny pro uzavírání, změnu a ukončení pracovního poměru na Matematicko-fyzikální fakultě

Uzavírání pracovního poměru na Univerzitě Karlově, Matematicko-fyzikální fakultě (dále jen „MFF UK“), se řídí především zákonem č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZVŠ“), zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZP“). Cílem tohoto opatření je vytvoření jednotných pravidel pro vznik, evidenci a ukončování pracovněprávních vztahů na MFF UK. Jako zaměstnavatel v těchto pracovně právních vztazích vystupuje vždy MFF UK v souladu s ustanovením § 24 odst. 1. písm. e) ZVŠ.

Čl. 1
Základní pojmy

Zaměstnavatel: MFF UK.
Zaměstnanec: fyzická osoba, která má pracovněprávní vztah k MFF UK na základě pracovní smlouvy.
Akademičtí pracovníci: profesoři, docenti, mimořádní profesoři, odborní asistenti, asistenti, lektoři a vědečtí, výzkumní a vývojoví pracovníci, kteří jsou zaměstnanci MFF UK vykonávajícími v pracovním poměru podle sjednaného druhu práce jak pedagogickou, tak tvůrčí činnost.
Vedoucí zaměstnanci: zaměstnanci MFF UK, kteří jsou na jednotlivých stupních řízení MFF UK oprávněni stanovit a ukládat podřízeným zaměstnancům pracovní úkoly, organizovat, řídit a kontrolovat jejich práci a dávat jim k tomu účelu závazné pokyny.

Čl. 2
Uzavírání pracovního poměru

1. Při uzavírání pracovního poměru jedná s uchazečem o zaměstnání Zaměstnanecké oddělení MFF UK. Jednání s uchazečem je vedeno v pracovní době za jeho osobní účasti výhradně na Zaměstnaneckém oddělení MFF UK. Uchazeč prokáže svou totožnost předložením platného občanského průkazu nebo platného cestovního pasu.
2. Před uzavřením pracovního poměru zaměstnavatel seznámí uchazeče o pracovní místo s právy a povinnostmi, které by pro něho z pracovního poměru vyplynuly, a s konkrétními pracovními a mzdovými podmínkami. V rámci MFF UK jako zaměstnavatele plní tuto informační povinnost vedoucí zaměstnanec ve spolupráci se Zaměstnaneckým oddělením MFF UK.
3. Doklady nutné pro vypracování pracovní smlouvy:
   1. návrh na přijetí včetně mzdových podmínek, přičemž
      1. u vědeckých a akademických pracovníků sekcí, KJP a KTV tento návrh vypracuje vedoucí zaměstnanec a schvaluje sekční proděkan (nebo člen vedení fakulty pověřený děkanem) a děkan,
      2. u ostatních pracovníků sekcí, jiných pracovišť a účelových zařízení tento návrh vypracuje vedoucí zaměstnanec a schvaluje tajemník MFF UK (u ostatních pracovníků sekcí a pracovníků jiných pracovišť po předchozím vyjádření příslušného proděkana),
      3. u pracovníků děkanátu a ostatních pracovišť podléhajících tajemníkovi MFF UK (Knihovna, Reprografické středisko, Profesní dům) tento návrh vypracuje vedoucí zaměstnanec a schvaluje jej tajemník MFF UK. Pokud je organizační útvar děkanátu podřízen z hlediska obsahového a koncepčního příslušnému proděkanovi nebo jinému členu vedení, je návrh schvalován i jím,
   2. vyplněný osobní dotazník, viz:
      (https://www.mff.cuni.cz/cs/vnitrni-zalezitosti/formulare),
      podepsaný uchazečem,
   3. lékařský posudek o zdravotní způsobilosti k práci (dále jen „vstupní lékařská prohlídka“) vystavený dle kategorizace prací poskytovatelem pracovně lékařských služeb (smluvním lékařem) nebo ošetřujícím praktickým lékařem zaměstnance; vstupní lékařská prohlídka musí vždy předcházet uzavření pracovní smlouvy,
   4. zápočtový list (nevztahuje se na cizí státní příslušníky a zaměstnance nastupující do prvního zaměstnání),
   5. kopie dokladu o nejvyšším dosaženém vzdělání a vzdělání požadovaném dle kvalifikačních předpokladů (uchazeč o zaměstnání předloží Zaměstnaneckému oddělení k nahlédnutí originály těchto dokladů),
   6. u cizích státních příslušníků fotokopie příslušné části cestovního pasu, u uchazečů mimo EU navíc pobytové oprávnění (jeho druh a platnost), příp. povolení k zaměstnání (u cizinců bez volného přístupu na trh práce),
   7. popis práce, viz:
      (https://www.mff.cuni.cz/cs/vnitrni-zalezitosti/formulare),
      který vypracovává vedoucí zaměstnanec; charakteristika obecných povinností musí být vypracována podle katalogu prací pro akademické a vědecké pracovníky nebo katalogu jednotlivých povolání,
   8. v případě zaměstnance EU je nutná informace o případné existenci formuláře A1.
4. Při uzavírání pracovního poměru na částečný pracovní úvazek, ve kterém je sjednána výše mzdy nižší než minimální mzda (pokud je nastupující zaměstnanec zaměstnán ještě u jiného zaměstnavatele), doloží nastupující zaměstnanec potvrzení od dalšího svého zaměstnavatele o odvodech zdravotního pojištění alespoň z minimální mzdy.
5. Doklady uvedené v čl. 2 odst. 3 tohoto opatření je nutné předložit nejpozději pět pracovních dnů před nástupním termínem. V případě pozdějšího dodání bude nástupní termín posunut.
6. V souvislosti s jednáním před vznikem pracovního poměru je Zaměstnanecké oddělení MFF UK oprávněno vyžadovat od uchazeče pouze ty osobní údaje, které bezprostředně souvisejí s přijetím do zaměstnání, a/nebo kde to vyžaduje právní předpis.
7. Při obsazování pracovního místa tajemníka MFF UK, všech pracovních pozic na děkanátu a u vybraných pracovních pozic, u kterých tak určí děkan nebo tajemník MFF UK, je MFF UK oprávněna před vznikem pracovního poměru vyžadovat i výpis z evidence Rejstříku trestů.
8. Pracovní smlouva na pozicích děkanátu se zpravidla uzavírá na dobu určitou v trvání jednoho roku, po vzájemné dohodě je pak zpravidla prodloužena na dobu neurčitou.
9. Pracovní smlouva se vyhotovuje písemně ve třech vyhotoveních s platností originálu. Jedno vyhotovení obdrží zaměstnanec, druhé vyhotovení se stává součástí jeho osobního spisu, třetí vyhotovení obdrží pracoviště/oddělení děkanátu, kam zaměstnanec nastupuje do pracovního poměru. Pracovní smlouva musí být uzavřena nejpozději v den nástupu do zaměstnání.
10. Při podpisu pracovní smlouvy podepisuje zaměstnanec také:
    1. prohlášení o pracovním poměru v rámci UK (prohlášení kvestora UK),
    2. prohlášení o personálních identifikátorech pro publikační činnost (akademičtí a vědečtí pracovníci),
    3. prohlášení o počítačové síti UK.

       Výše zmíněné dokumenty včetně Katalogu prací tvoří volné přílohy č. 1 až 4, které jsou součástí tohoto opatření.

11. Nastupující zaměstnanec se dále bez zbytečného odkladu povinně zúčastní školení o bezpečnosti a ochraně zdraví při práci a požární ochraně, které zabezpečuje požární a bezpečnostní technik, kterému Zaměstnanecké oddělení MFF UK poskytuje seznamy nastupujících zaměstnanců.
12. Při podpisu pracovní smlouvy obdrží zaměstnanec mzdový výměr a jedno vyhotovení pracovní smlouvy a popisu práce, obojí podepsané jím a oprávněnou osobou zastupující zaměstnavatele. Zaměstnanec případně také podepisuje prohlášení poplatníka pro uplatnění daňových zvýhodnění.

Čl. 3
Prodlužování pracovních poměrů na dobu určitou v případě akademických a vědeckých pracovníků a lektorů

1. Prodlužování zmíněných pracovních poměrů na MFF UK se řídí Opatřením rektora č. 28/2021, Rámcové principy kariérního rozvoje akademických a vědeckých pracovníků a lektorů na Univerzitě Karlově. Toto opatření může být doplněno samostatným opatřením děkana.

Čl. 4
Změny pracovního poměru

1. Změna sjednaného obsahu pracovního poměru (tj. i změna popisu práce, který je přílohou k pracovní smlouvě a je její nedílnou součástí) je přípustná pouze na základě dohody zaměstnavatele a zaměstnance a bude vždy provedena písemnou dohodou.
2. Návrh na změnu pracovního poměru včetně mzdových návrhů se podává dle čl. 2 odst. 3 a) tohoto opatření. Po schválení je návrh předán na Zaměstnanecké oddělení MFF UK, které tuto změnu provede.

Čl. 5
Osobní spis zaměstnance

1. Materiály vedené Zaměstnaneckým oddělením v osobním spisu zaměstnance slouží výhradně pro interní potřebu zaměstnavatele a pro řádný výkon práv a povinností v rámci pracovněprávního vztahu.
2. Součástí osobního spisu zaměstnance jsou podklady k uzavření pracovního poměru (čl. 2 tohoto opatření), dále všechny změny po dobu trvání pracovního poměru a další související dokumenty.
3. Po ukončení pracovního poměru se osobní spis stává předmětem archivace dle platného znění opatření rektora „Spisový řád UK“.

Čl. 6
Ukončení pracovního poměru

1. Návrh na skončení pracovního poměru dohodou, výpověď, okamžité zrušení pracovního poměru nebo zrušení pracovního poměru ve zkušební době, pokud se jedná o podání ze strany zaměstnance, podává zaměstnanec písemnou formou prostřednictvím vedoucího zaměstnance. Ten potvrdí zaměstnanci příjem takového podání (včetně data předání) a postoupí je, v případě návrhu na skončení pracovního poměru dohodou společně se svým stanoviskem a vyjádřením sekčního proděkana nebo pověřeného člena vedení fakulty, Zaměstnaneckému oddělení MFF UK.
2. Podání podle čl. 6 odst. 1 tohoto opatření může zaměstnanec učinit též prostřednictvím podatelny nebo provozovatele poštovních služeb, při splnění podmínek stanovených platnými předpisy, zejména ZP, i elektronicky.
3. O tom, zda zaměstnavatel akceptuje návrh zaměstnance na rozvázání pracovního poměru dohodou, rozhoduje děkan nebo tajemník MFF UK v rozsahu své působnosti stanovené příslušným opatřením děkana. V případě, že k akceptaci za strany zaměstnavatele nedojde, Zaměstnanecké oddělení MFF UK tuto skutečnost bez zbytečného odkladu písemně sdělí zaměstnanci.
4. Návrh, aby pracovní poměr zaměstnance skončil úkonem zaměstnavatele (tj. dohodou, výpovědí, okamžitým zrušením pracovního poměru nebo zrušením pracovního poměru ve zkušební době), předkládá prostřednictvím Zaměstnaneckého oddělení MFF UK vedoucí zaměstnanec spolu s dostatečným odůvodněním a vyjádřením sekčního proděkana nebo pověřeného člena vedení fakulty děkanovi nebo tajemníkovi MFF UK v rozsahu jeho působnosti. To nevylučuje, aby v případě hodného zřetele, učinil tento úkon děkan nebo tajemník MFF UK v rámci své pravomoci sám.
5. Pro doručování písemností zaměstnanci platí příslušná ustanovení ZP. O konkrétním způsobu doručování v rámci úpravy stanovené ZP rozhoduje Zaměstnanecké oddělení MFF UK v součinnosti s vedoucím zaměstnancem a právníkem MFF UK.
6. Zaměstnanecké oddělení MFF UK zajistí veškeré administrativní úkony spojené se skončením pracovního poměru ze strany zaměstnance nebo zaměstnavatele podle ZP a vydá zaměstnanci potvrzení o zaměstnání, a v případě, že o to zaměstnanec požádá, i pracovní posudek vyhotovený vedoucím zaměstnancem končícího zaměstnance.
7. Zaměstnanec je povinen se v souvislosti s ukončením svého pracovního poměru podrobit výstupní lékařské prohlídce, a to za účelem zjištění aktuálního zdravotního stavu a posouzení, zda při výkonu práce nedošlo vlivem práce nebo pracovních podmínek k poškození zdraví. Výstupní lékařská prohlídka se neprovede, jde-li o práce zařazené do kategorie první podle zákona o ochraně veřejného zdraví a není –li součástí této práce činnost, pro jejíž výkon jsou podmínky zdravotní způsobilosti stanoveny jiným právním předpisem, a pokud u zaměstnance nebyla zjištěna v době práce u zaměstnavatele nemoc z povolání, ohrožení nemocí z povolání nebo pracovní úraz.
8. V případě skončení pracovního poměru výpovědí je výpovědní doba shodná pro zaměstnavatele i zaměstnance a činí dva měsíce, pokud není mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem dle ustanovení § 51 odst. 2 ZP v pracovní smlouvě sjednána doba delší.
9. V souvislosti se skončením pracovního poměru je zaměstnanec povinen, nejpozději poslední pracovní den přede dnem ukončení pracovního poměru, předložit Zaměstnaneckému oddělení výstupní list, viz:
   (https://www.mff.cuni.cz/cs/vnitrni-zalezitosti/formulare),
   potvrzený příslušnými pracovišti, která potvrzují řádné vypořádání, případně budoucí řešení práv a/nebo povinností, vážících se k zaměstnanci a jeho pracovnímu poměru.
10. V souvislosti se skončením pracovního poměru je zaměstnanec dále písemně povinen řádně a včas informovat vedoucího zaměstnance o stavu plnění pracovních úkolů a dalších pracovních pokynů, a to společně s návrhy na jejich splnění, pokud tento vedoucí zaměstnanec nerozhodne jinak. Zároveň s tím předá zaměstnanec i veškerou dokumentaci a vše ostatní, co s tímto souvisí.
11. V souvislosti se skončením pracovního poměru zaměstnance zařazeného na pracovním místě tajemníka či vedoucího zaměstnance vypracuje tento zaměstnanec předávací protokol, který předloží svému nadřízenému vedoucímu zaměstnanci.

Čl. 7
Povinnosti zaměstnance

1. Zaměstnanec je povinen nahlásit do osmi dnů písemně Zaměstnaneckému oddělení MFF UK jakoukoli změnu ve svých osobních údajích, změnu bankovního účtu pro bezhotovostní převod mzdy a změnu zdravotní pojišťovny. O této povinnosti bude poučen při podpisu pracovní smlouvy.
2. Zaměstnanec je povinen evidovat zaměstnavatelem rozvrženou pracovní dobu. V případě pracovní neschopnosti, návštěvy lékaře, pracovních cest, žádostí o dovolenou či den osobního rozvoje (DOR) a o neplacené volno, je nutné neprodleně kontaktovat vedoucího pracoviště nebo vedoucího oddělení děkanátu.

Čl. 8
GDPR

1. Ve vztahu ke svým zaměstnancům zpracovává MFF UK níže uvedené osobní údaje:
   1. jméno a příjmení,
   2. rodinný stav,
   3. datum narození,
   4. rodné číslo,
   5. místo trvalého bydliště, případně jiné místo, kde zaměstnanec pobývá,
   6. číslo občanského průkazu nebo cestovního pasu,
   7. typ zdravotní pojišťovny,
   8. dosažené vzdělání a kvalifikace,
   9. státní příslušnost,
   10. osobní číslo,
   11. e-mailovou adresu,
   12. IP adresu,
   13. fotografický záznam,
   14. číslo bankovního účtu,
   15. příjem ze zaměstnání,
   16. počet a osobní údaje nezletilých dětí,
   17. osobní údaje manžela/manželky/druha/družky,
   18. členství v odborových organizacích,
   19. zdravotní znevýhodnění.
2. Ve vztahu k fyzickým osobám, které se ucházejí o zaměstnání, zpracovává MFF UK osobní údaje, jimiž jsou:
   1. jméno a příjmení,
   2. dosažené vzdělání a kvalifikace,
   3. kontaktní údaje (telefonní číslo a/nebo e-mailová adresa),
   4. předchozí pracovní zkušenosti.
3. Osobní údaje, kterými jsou jméno a příjmení, rodné číslo, místo trvalého bydliště, číslo občanského průkazu nebo cestovního pasu nebo průkazu o povolení k pobytu, státní příslušnost a počet nezletilých dětí, zpracovává MFF UK proto, aby vyhověla povinnostem souvisejícím se zaměstnáváním fyzických osob, vyplývajícím z právních předpisů především v oblasti nemocenského, důchodového a zdravotního pojištění, daní z příjmu, zaměstnanosti a zákona o mzdách.
4. Osobní údaje, kterými jsou informace o dosaženém vzdělání a kvalifikaci, zpracovává MFF UK proto, aby mohla plnit povinnosti vyplývající ze smlouvy uzavřené se zaměstnancem (především povinnost přidělovat zaměstnanci práci, pro kterou má zaměstnanec vzdělání či kvalifikaci).
5. Osobní údaje, které jsou uvedeny v čl. 8 odst. 1. tohoto opatření, zpracovává MFF UK pro účely:
   1. vedení osobní složky zaměstnance,
   2. nastavení přístupových práv a oprávnění,
   3. přidělení pracovních pomůcek a vybavení zaměstnance,
   4. založení fakultního e-mailu,
   5. připojení zaměstnance k firemní síti/doméně,
   6. zpracování mzdy,
   7. vedení docházky,
   8. zajištění ochrany života, zdraví a majetku zaměstnanců,
   9. zajištění ochrany majetku MFF UK,
   10. plnění zákonných povinností dle stávající platné legislativy ČR,
   11. oprávněného zájmu správce.
6. MFF UK získává výše uvedené osobní údaje prostřednictvím životopisů zaslaných uchazeči o zaměstnání v rámci výběrového řízení a prostřednictvím vstupních osobních dotazníků vyplňovaných zaměstnanci v souvislosti se vznikem pracovního poměru, případně na základě písemného souhlasu se zpracováním osobních údajů.
7. MFF UK zpracovává osobní údaje zaměstnanců a uchazečů o zaměstnání v listinné podobě v osobních spisech a spisech o uchazečích o zaměstnání. V elektronické podobě se zpracovávají v databázovém systému WHOIS and EGJE.
8. Po skončení pracovního poměru se s osobními údaji zaměstnanců nakládá v souladu s předpisy UK, a to zejména v souladu s „Informací o zpracování a ochraně osobních údajů“ na UK a platného opatření rektora „Spisový řád UK“.

Čl. 9
Obecná ustanovení platná pro pracovní poměr

1. Pokud nebudou dodrženy výše uvedené postupy a nebudou předloženy všechny potřebné doklady, nebude pracovní poměr s MFF UK uzavřen.

Čl. 10
Závěrečná ustanovení

1. Toto opatření nabývá platnosti dnem jeho schválení děkanem a účinnosti dnem zveřejnění ve veřejné části internetových stránek MFF UK, nejdříve však dnem 1. 10. 2022.
2. Ke dni účinnosti tohoto opatření se zrušuje Směrnice děkana č. 1/2016.
3. Osobou odpovědnou za provádění tohoto opatření stanovuji vedoucího Zaměstnaneckého oddělení.
4. Kontrolou dodržování tohoto opatření pověřuji Referát vnitřního auditu.

Navrhovatelé:

Ing. Blanka Svobodová, tajemník MFF UK
Mgr. Ivana Vrbová, právník MFF UK
Mgr. Tomáš Jančák, vedoucí zaměstnaneckého oddělení

Opatření bylo projednáno vedením MFF UK dne 26. 9. 2022.

Schválil dne 30. 9. 2022:

Seznam příloh:

Příloha č. 1 Katalog prací
Příloha č. 2 Prohlášení o pracovním poměru v rámci UK
Příloha č. 3 Prohlášení o personálních identifikátorech pro publikační činnost (akademičtí a vědečtí pracovníci)
Příloha č. 4 Prohlášení o počítačové síti UK