Opatření děkana č. 1/2023

Pravidla k pracovním cestám a poskytovaným cestovním náhradám zaměstnancům Matematicko-fyzikální fakulty Univerzity Karlovy

Čl. 1
Úvodní ustanovení

1. Toto opatření stanovuje závazné postupy, které jsou zaměstnanci Matematicko-fyzikální fakulty Univerzity Karlovy (dále jen „MFF UK“) povinni dodržovat při vyslání na pracovní cestu.
2. Poskytování cestovních náhrad se řídí zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce“), příslušnými prováděcími předpisy a tímto opatřením.

Čl. 2
Základní pojmy

Zaměstnavatel: MFF UK.

Zaměstnanec: fyzická osoba, která má pracovněprávní vztah k MFF UK.

Evidence pracovních cest ve studijním informačním systému slouží pro vyslání zaměstnance na cestu a pro vyúčtování pracovních cest tuzemských i zahraničních (dále jen „informační systém“).

Vedoucí zaměstnanci: zaměstnanci MFF UK, kteří jsou na jednotlivých stupních řízení MFF UK oprávněni stanovovat a ukládat podřízeným zaměstnancům pracovní úkoly, organizovat, řídit a kontrolovat jejich práci a dávat jim k tomu účelu závazné pokyny.

Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Zaměstnanec na pracovní cestě koná práci podle pokynů vedoucího zaměstnance, který ho na pracovní cestu vyslal.

Zahraniční pracovní cestou se rozumí cesta konaná mimo území České republiky. Dobou rozhodnou pro vznik práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je doba přechodu státní hranice České republiky, kterou oznámí zaměstnanec zaměstnavateli, nebo doba odletu a příletu letadla při letecké přepravě.

Čl. 3
Obecná ustanovení

1. Cestovní náhrady náleží všem zaměstnancům, kteří mají uzavřenu s MFF UK pracovní smlouvu. Cestovní náhrady je možné poskytnout i zaměstnanci, který koná pro zaměstnavatele práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, a to pouze v případě, že bylo toto právo bylo v předmětné dohodě sjednáno.
2. Zaměstnavatel vysílá zaměstnance na pracovní cestu cestovním příkazem na základě rozhodnutí oprávněných osob, kteří tuto skutečnost potvrzují svými podpisy prostřednictvím informačního systému. Oprávněné osoby mohou zaměstnance vyslat i na základě jeho návrhu. Zaměstnanec je povinen podat oprávněné osobě, která ho na pracovní cestu vyslala, zprávu o jejím průběhu, a to do deseti pracovních dnů od jejího ukončení. Společně se zprávou předkládá také vyúčtování pracovní cesty, které oprávněná osoba stvrdí svým podpisem.
3. Za osobu oprávněnou vyslat zaměstnance na pracovní cestu, a tedy v tomto smyslu jednat za zaměstnavatele, se považuje vedoucí zaměstnanec. Zaměstnanec je povinen zároveň případně zajistit souhlas všech osob odpovědných za čerpání finančních prostředků ze zdroje (zakázky), ze kterého je pracovní cesta financována.
4. Při vyslání zaměstnance na pracovní cestu dbá vedoucí a osoba odpovědná za čerpání finančních prostředků na zajištění pracovní cesty s nejvyšší hospodárností pro zaměstnavatele.
5. Při vyslání na pracovní cestu vedoucí zaměstnanec prostřednictvím informačního systému určí před zahájením cesty vždy: účel pracovní cesty, místo jejího nástupu a ukončení, místo výkonu práce, dobu trvání pracovní cesty, způsob dopravy a další podmínky podle svého uvážení.

Čl. 4
Cestovní pojištění

1. Zahraniční pracovní cestu není možné uskutečnit bez předem uzavřeného cestovního pojištění u pojišťovny, s níž uzavřela MFF UK za tímto účelem smlouvu. Aktuální denní sazby i sazby pro roční karty pojištění tvoří volnou přílohu tohoto opatření. Aktualizace sazeb provádí Hospodářské oddělení MFF UK ve spolupráci s tajemníkem MFF UK.
2. U roční karty cestovního pojištění se zaměstnanec podílí na nákladech na její pořízení. Výši spoluúčasti zaměstnance určuje tajemník fakulty zpravidla na konci roku pro následující kalendářní rok.
3. Před pracovní cestou vyplní žadatel v informačním systému formulář „Denní pojištění“, a to alespoň 5 pracovních dnů před dnem uskutečnění pracovní cesty. Tato povinnost se nevztahuje na držitele ročních pojistných karet uzavřených na základě smlouvy mezi MFF UK a pojišťovnou dle odst. 1.
4. Hospodářské oddělení MFF UK zajistí na základě požadavku zaměstnance pojištění před jeho nástupem na pracovní cestu.
5. Bez obdržení asistenční karty a certifikátu pojištění nemůže zaměstnanec na pracovní cestu vycestovat.

Čl. 5
Poskytování záloh

1. Zaměstnavatel poskytne v souladu s ustanovením § 183 zákoníku práce zaměstnanci před každou pracovní cestou zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se se zaměstnancem nedohodne jinak. O zálohu zaměstnanec žádá předáním formuláře řádně uzavřeného cestovního příkazu, na kterém je výše zálohy uvedena, na Hospodářské oddělení MFF UK minimálně 5 pracovních dnů před požadovaným dnem vyzvednutí. Zálohy v českých korunách mohou být vypláceny na bankovní účet zaměstnance nebo v hotovosti na pokladně. Zálohy v jiné měně se vyplácejí výhradně v hotovosti na pokladně.
2. V případě, že zaměstnanec o zálohu nepožádá, nebo si ji nevyzvedne, má se za to, že se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodli, že záloha nebude poskytnuta.
3. Záloha na zahraniční pracovní cestu je zpravidla vyplacena v měně zahraničního stravného. Pro určení korunové hodnoty zahraničního stravného a částky zahraničního stravného v dohodnuté měně se použijí kurzy vyhlášené Českou národní bankou (dále jen „ČNB“) platné v den vyplacení zálohy.
4. Částku prokázaných cestovních výdajů, která převyšuje výši poskytnuté zálohy, doplatí zaměstnavatel zaměstnanci v české měně, nedohodne-li se jinak. Částku v měně stravného je možné vyplatit pouze v případech, kdy byla v této měně vyplacena i záloha. Při doplacení výdajů (dále jen „doplatek“) za pracovní cestu se pro přepočet měn na koruny použije kurz vyhlášený ČNB v den vyplacení zálohy či den nástupu na pracovní cestu.
5. Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší, než činí právo zaměstnance, vrací zaměstnanec zaměstnavateli v měně, kterou mu zaměstnavatel poskytl, nebo v české měně. Při příjmu nevyčerpané zálohy (dále jen „přeplatek“) se pro přepočet vkladu v cizí měně do pokladny použije kurz vyhlášený ČNB platný v den vyplacení zálohy.
6. Přeplatek ze zahraniční nebo tuzemské pracovní cesty, který zaměstnanec zaměstnavateli vrací v české měně, se zaokrouhluje na celé koruny nahoru. Stejně tak se na celé koruny nahoru zaokrouhluje doplatek poskytovaný za příslušnou pracovní cestu zaměstnanci v české měně.

Čl. 6
Cestovní příkaz a vyúčtování pracovní cesty

1. Cestovní příkaz je formálním dokladem o vyslání zaměstnance na tuzemskou i zahraniční pracovní cestu a musí splňovat předepsané náležitosti. Cestovní příkaz musí obsahovat tyto údaje:
   1. jméno a bydliště zaměstnance,
   2. organizační útvar zaměstnavatele,
   3. předpokládaný začátek a místo začátku pracovní cesty,
   4. místo plnění pracovních úkolů,
   5. předpokládaný konec a místo ukončení pracovní cesty,
   6. účel cesty,
   7. způsob dopravy,
   8. způsob ubytování
   9. jména spolucestujících,
   10. výši zálohy na cestovní výdaje,
   11. zdroj (číslo zakázky) financování pracovní cesty,
   12. datum a podpis nadřízeného zaměstnance a případně všech dalších osob odpovědných za čerpání finančních prostředků ze zdroje (zakázky), ze kterého je pracovní cesta nebo její část financována.
2. Po skončení pracovní cesty provede zaměstnanec vyúčtování pracovní cesty a doplní v informačním systému do formuláře cestovního příkazu:
   1. přesnou dobu a místo začátku a konce pracovní cesty (datum, hodinu, místo),
   2. použitý dopravní prostředek (při použití silničního motorového vozidla rovněž rozpis jízdy v kilometrech),
   3. cenu jízdenky, místní jízdné,
   4. cenu ubytování,
   5. způsob stravování (poskytnutí bezplatného jídla apod.),
   6. nutné vedlejší výdaje (kongresový poplatek, parkovné apod.),
   7. svůj podpis a datum vyúčtování.
3. K vytištěnému cestovnímu příkazu doloží zaměstnanec všechny doklady nutné k vyúčtování. V případě úhrady soukromou platební kartou přiloží zaměstnanec k danému dokladu výpis z bankovního účtu vedeného k této soukromé platební kartě.
4. Součástí vyúčtování je vyhotovení stručné zprávy o průběhu pracovní cesty. Zpráva musí obsahovat zejména:
   1. účel cesty,
   2. odbornou část,
   3. případné účastníky cesty,
   4. informace o výdajích,
   5. dodatečné údaje o financování cesty (např. hotově, předem bankovním převodem MFF UK, soukromou platební kartou),
   6. informace o bezplatně poskytnuté stravě,
   7. případně další skutečnosti.
5. Cestovní výdaje, které na pracovní cestě vznikly, vyúčtovává každý zaměstnanec samostatně. Pokud jeden zaměstnanec uhradí výdaje (např. ubytování, jízdné, konferenční poplatek apod.) i za ostatní zaměstnance fakulty MFF UK, pak vznikly výdaje pouze jemu a pouze on má originál příslušného dokladu. Do vyúčtování tento zaměstnanec uvede celkovou částku za tento výdaj s uvedením, že jde o částku i za další osoby, a přiloží doklad o úhradě se seznamem osob, za které výdaj hradil. Ostatní zaměstnanci ve svém vyúčtování pouze uvedou, kdo za ně tento výdaj (ubytování, jízdné, konferenční poplatek apod.) hradil.
6. Při pracovní cestě může zaměstnanec použít jako platební prostředek svoji soukromou platební kartu, přičemž bankovní poplatky nejsou považovány za nutné vedlejší výdaje pracovní cesty, a tedy nejsou zaměstnanci hrazeny. Výdaje hrazené soukromou platební kartou musejí být přepočítány kurzem ČNB platným v den poskytnutí zálohy, popř. prvním dnem pracovní cesty. Je žádoucí, aby cestovní náklady, které lze uhradit předem, byly placeny přímo prostřednictvím zaměstnavatele.
7. V případě, že zaměstnanci byly cestovní nebo pobytové náklady částečně či zcela hrazeny druhou stranou, je povinen tuto skutečnost ve vyúčtování uvést.
8. Částka, kterou má zaměstnavatel zaměstnanci poskytnout v české měně, se zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru. Stravné se zaokrouhluje na celé koruny do výše 50 haléřů směrem dolů, od 50 haléřů výše směrem nahoru. Sazba základní náhrady a průměrné ceny pohonných hmot se zaokrouhluje na desetihaléře směrem nahoru.
9. Doložené výdaje v cizí měně se přepočítávají na měnu stravného v dané zemi, a to kurzem vyhlášeným ČNB v den vyplacení zálohy, a není-li vyplacena záloha, dnem nástupu na pracovní cestu. Na koruny se tyto výdaje přepočítávají kurzem stejného dne. Při vyúčtování zálohy použije zaměstnavatel zaměstnancem doložený kurz, kterým byla poskytnutá měna v zahraničí směněna na jinou měnu.
10. Zaúčtování výdajů za zahraniční pracovní cestu se děje použitím kurzů vyhlášených ČNB platnými v den zpracování vyúčtování, tj. dnem zpracování dokladu prvním zpracovatelem na Hospodářském oddělení MFF UK. Zároveň jsou zaúčtovány kurzové rozdíly.
11. Kompletně vyplněný cestovní příkaz včetně všech příloh předloží zaměstnanec k podpisu nadřízenému zaměstnanci a všem případným dalším osobám odpovědným za čerpání finančních prostředků ze zdroje (zakázky), ze kterého je pracovní cesta financována.
12. Zaměstnanec je povinen předložit Hospodářskému oddělení MFF UK veškeré písemné podklady potřebné k vyúčtování pracovní cesty do 10 pracovních dnů po jejím ukončení, nedohodne–li se s nadřízeným zaměstnancem jinak (např. v případě navazující cesty či dovolené). Vyúčtování pracovní cesty je zaměstnanec povinen předložit i v případě, kdy mu nevznikne nárok na náhradu výdajů spojených s touto pracovní cestou.
13. U bezchybně předloženého vyúčtování Hospodářské oddělení MFF UK provede vyúčtování cestovních náhrad, v případě potřeby si vyžádá od zaměstnance dodatečné podklady či informace.
14. Za věcnou správnost cestovního příkazu odpovídá příslušný zaměstnanec, za kontrolu cestovních náhrad zpracovatel na Hospodářském oddělení MFF UK, za zaúčtování odpovídá Hospodářské oddělení MFF UK.

Čl. 7
Náhrady při pracovní cestě

1. Zaměstnanci náleží zejména tyto náhrady:
   1. náhrada prokázaných jízdních výdajů,
   2. náhrada prokázaných výdajů za ubytování,
   3. náhrada zvýšených stravovacích výdajů (dále jen „stravné“),
   4. náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů.
2. Při ztrátě dokladu souvisejícího s náhradami lze v odůvodněných případech uznat čestné prohlášení. Při posuzování důvodu nedodaného dokladu se vychází ze skutečnosti, v jakém místě náklad vznikl.

Čl. 8
Náhrada jízdních výdajů

1. Zaměstnanci přísluší náhrada jízdních výdajů za použití určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy (zejména vlak, autobus, letadlo) v prokázané výši.
2. Výdaje za letenku uhrazené zaměstnancem lze uznat pouze tehdy, předloží-li zaměstnanec doklad o její úhradě a doklad o uskutečnění letu, v němž je uvedeno jméno zaměstnance (letenka, palubní vstupenka, doklad o odbavení apod.). U nízkonákladových letů nahrazuje letenku doklad o zaplacení.
3. Použití silničního motorového vozidla zaměstnance se souhlasem či na žádost zaměstnavatele na pracovní cestu se řídí čl. 16 tohoto opatření.
4. Doprava taxislužbou se připouští pouze ve zdůvodněných případech: ve výjimečných situacích (např. brzký či pozdní přílet, místa, kde nefunguje veřejná hromadná doprava) nebo v případě, že se jedná o nejhospodárnější způsob dopravy (např. doprava více osob); zpráva z pracovní cesty musí obsahovat zdůvodnění takto zvoleného způsobu dopravy.
5. Během pracovní cesty je možné (v odůvodněných případech a je-li to nejhospodárnější způsob dopravy), aby si zaměstnanec pronajal osobní automobil. V tom případě zaměstnanci nepřísluší náhrady dle čl. 16 tohoto opatření, ale zaměstnavatel je povinen proplatit zaměstnanci vše, co v souvislosti s pronájmem vozidla a jeho pracovním používáním uhradil (např. nájemné, nákup pohonných hmot apod.). Zaměstnanec – řidič je povinen mít platné školení řidičů dle čl. 16 odst. 4 d) tohoto opatření.

Čl. 9
Náhrada výdajů za ubytování

1. Zaměstnanec má nárok na náhradu výdajů za ubytování, které doloží dokladem o ubytování v příslušné měně. Pokud ubytovací zařízení účtuje ubytování včetně snídaní, krátí se zaměstnanci úměrně stravné. Na dokladu o ubytování musí být uvedeno jméno ubytovaného zaměstnance, a pokud je to možné, i název zaměstnavatele, tj. MFF UK.
2. Vedoucí zaměstnanec, příp. další osoby odpovědné za čerpání finančních prostředků ze zdroje (zakázky), ze kterého je pracovní cesta financována, mohou s ohledem na hospodárnost stanovit horní limit ceny ubytování, který však nesmí překročit platný limit stanovený platným opatřením děkana.
3. V případě zajištění bezplatného ubytování napíše tuto skutečnost zaměstnanec do zprávy o pracovní cestě.
4. Limity pro ubytování jsou stanoveny samostatným opatřením děkana.

Čl. 10
Stravné

1. Stravné přísluší zaměstnanci za každý kalendářní den pracovní cesty, a to v minimální výši dané zákoníkem práce a upravené případně pro příslušný rok vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí České republiky (dále jen „MPSV“). Aktuální sazby stravného jsou pravidelně zveřejňovány Hospodářským oddělením MFF UK na webových stránkách.
2. Zaměstnanec nemůže zaměstnavatele zprostit povinnosti poskytnutí stravného, a to ani na jeho výslovnou žádost.
3. Bylo-li zaměstnanci během tuzemské pracovní cesty poskytnuto bezplatně jídlo, které má charakter snídaně, oběda či večeře, náhrada stravného se krátí za každé poskytnuté jídlo až o hodnotu:
   1. 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
   2. 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta 12 až 18 hodin,
   3. 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
4. Výši stravného při zahraniční pracovní cestě stanovuje toto opatření v souladu s § 170 odst. 3 zákoníku práce podle doby strávené na cestě:
   1. jestliže doba strávená mimo území České republiky trvá v kalendářním dni déle než 18 hodin,
   2. déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci zahraniční stravné ve výši dvou třetin této sazby zahraničního stravného,
   3. ve výši jedné třetiny této sazby zahraničního stravného, trvá-li doba strávená mimo území České republiky 12 hodin a méně, avšak alespoň 1 hodinu, nebo déle než 5 hodin, pokud zaměstnanci vznikne za cestu na území České republiky právo na stravné podle § 163
   4. trvá-li doba strávená mimo území České republiky méně než 1 hodinu, zahraniční stravné se neposkytuje.
5. Bylo-li zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, náhrada zahraničního stravného se krátí za každé poskytnuté jídlo až o hodnotu:
   1. 25 %, jde-li o zahraniční stravné ve výši základní sazby,
   2. 35 %, jde-li o zahraniční stravné ve dvoutřetinové výši základní sazby,
   3. 70 %, jde-li o zahraniční stravné v třetinové výši základní sazby.
6. Při průjezdu několika státy v rámci jedné zahraniční cesty se sazba stravného určí podle státu, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času. Ke správnému stanovení tohoto stravného musí zaměstnanec uvést ve zprávě z pracovní cesty rozpis časů přechodu hranic jednotlivých států.

Čl. 11
Nutné vedlejší výdaje

1. Nutnými vedlejšími výdaji se rozumí výdaje, které vzniknou zaměstnanci v přímé souvislosti s pracovní cestou (např. poplatky za účast na konferencích, vstupné, kopírování, místní jízdné atd.). Veškeré výdaje lze proplatit, pokud je zaměstnanec prokáže příslušnými doklady. V případě, že zaměstnanec neobdržel k uskutečněnému výdaji příslušný doklad (například při nákupu jízdenek MHD v automatu), dokládá zaměstnanec čestné prohlášení.
2. Za vedlejší výdaje nelze považovat výdaje osobního charakteru (např. pokuty, mytí vozidla při pracovní cestě soukromým vozidlem apod).

Čl. 12
Kapesné při zahraniční pracovní cestě

1. Kapesné není nárokovatelná cestovní náhrada a o jeho případném poskytnutí musí být rozhodnuto individuálně před zahájením zahraniční pracovní cesty.
2. Zaměstnavatel může poskytnout kapesné maximálně do výše 40 % nekráceného zahraničního stravného u pracovních cest financovaných ze zdrojů, jejichž pravidla tento příspěvek umožňují.
3. Kapesné je schvalováno současně s vysláním zaměstnance na pracovní cestu v informačním systému.

Čl. 13
Přerušení pracovní cesty

1. Pracovní cesta může být přerušena ze strany zaměstnance pouze po předchozí dohodě se zaměstnavatelem. Tato skutečnost musí být vyznačena na cestovním příkazu v informačním systému a uvedena ve zprávě z pracovní cesty. Při přerušení pracovní cesty před výkonem práce náleží zaměstnanci náhrada jízdních výdajů pouze do výše, která by mu náležela v případě, že by k přerušení pracovní cesty nedošlo. Obdobně se postupuje při přerušení pracovní cesty ze strany zaměstnance, po kterém již nenásleduje výkon práce.
2. Pokud doba přerušení zasáhne do pracovního dne, musí zaměstnanec čerpat dovolenou nebo si s MFF UK sjednat dohodu o poskytnutí pracovního volna bez náhrady mzdy.
3. Přerušení pracovní cesty zanese pověřený zaměstnance pracoviště řádně do měsíční evidence pracovní doby.
4. Při přerušení pracovní cesty nemá zaměstnanec v souladu s § 163 odst. 5 zákoníku práce nárok na úhradu nákladů spojených s ubytováním, stravné a jiné vedlejší výdaje. Doba rozhodná pro právo na stravné před přerušením pracovní cesty končí ukončením výkonu práce, nebo jiným předem dohodnutým způsobem, a začíná současně se začátkem výkonu práce, nebo jiným předem dohodnutým způsobem.

Čl. 14
Změny na pracovní cestě

1. Případné změny v průběhu pracovní cesty (např. posunutí letu, zrušení letu apod.) uvede zaměstnanec ve vyúčtování a v závěrečné zprávě.
2. V případě nutnosti prodloužení pojištění bude zaměstnanec neprodleně informovat Hospodářské oddělení MFF UK, aby bylo možné zajistit dopojištění.

Čl. 15
Zrušení cesty

1. V případě, že se cesta neuskuteční, zaměstnanec neprodleně informuje o této skutečnosti vysílajícího zaměstnance a Hospodářské oddělení MFF UK. Hospodářské oddělení MFF UK na základě pokynu zruší cestovní příkaz v informačním systému.
2. Cestovní, pobytové a nutné vedlejší výdaje vynaložené před plánovaným nástupem na pracovní cestu se v případě neuskutečnění cesty stávají daňově neuznatelnými náklady. O těchto vzniklých výdajích informuje zaměstnanec Hospodářské oddělení MFF UK.

Čl. 16
Použití silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem

1. Zaměstnanec může pro účely pracovní cesty použít vlastní silniční motorového vozidlo. Nezbytnou podmínkou je platné řidičské oprávnění zaměstnance. Použití silničního vozidla je schvalováno v informačním systému v rámci vyslání zaměstnance na pracovní cestu.
2. Zaměstnanec může pro účely pracovní cesty použít se souhlasem zaměstnavatele místo zaměstnavatelem určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy (zejména vlak, autobus, letadlo) jiný dopravní prostředek, včetně silničního motorového vozidla, které není ve vlastnictví, resp. správě MFF UK. V takovém případě zaměstnanci přísluší náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek, kterou lze zjistit např. na internetu (použije se nejnižší částka).
3. Použije-li zaměstnanec na žádost zaměstnavatele silniční motorové vozidlo (s výjimkou vozidla zaměstnavatele), přísluší mu základní náhrada za ujeté kilometry a dále náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu. Sazbu základní náhrady za 1 km jízdy vyhlašuje MPSV vyhláškou vydanou dle ustanovení § 189 zákoníku práce.
4. Náhrada výdajů za pohonné hmoty vychází z údaje o spotřebě uvedeného v technickém průkazu vozidla pro kombinovaný provoz podle norem Evropských společenství. Není-li tento údaj v technickém průkazu uveden, vypočítá se spotřeba pohonné hmoty vozidla aritmetickým průměrem z údajů uvedených v technickém průkazu vozidla.
5. Pro použití silničního motorového vozidla je zaměstnanec povinen doložit před odjezdem na pracovní cestu:¹
   1. kopii technického průkazu vozidla,
   2. kopii smlouvy o zákonném pojištění odpovědnosti za škodu z provozu vozidla včetně dokladu o zaplacení, případně potvrzení od leasingové společnosti o sjednaném pojištění odpovědnosti za škodu z provozu vozidla,
   3. kopii smlouvy o havarijním pojištění včetně dokladu o zaplacení, případně potvrzení od leasingové společnosti o sjednaném havarijním pojištění,
   4. doklad o platném školení řidičů².
6. Zaměstnanec není oprávněn při použití silničního motorového vozidla do tohoto vozidla přibírat další zaměstnance MFF UK, pokud tito nemají souhlas zaměstnavatele s tímto způsobem přepravy v rámci vyslání na pracovní cestu. Koná-li zaměstnanec pro zaměstnavatele pracovní cestu svým soukromým vozidlem neměl by z důvodu rizika a možného vzniku poškození zdraví přepravovat jinou osobu, která není s fakultou nebo univerzitou v pracovně právním vztahu. V případě poškození zdraví nebo majetku se nejedná pro tuto jinou osobu o pracovní úraz a fakultě ani univerzitě nevzniká povinnost tuto škodu řešit. Doporučuje se, aby si tato jiná osoba zajistila své cestovní připojištění.
7. Po příjezdu z pracovní cesty musí zaměstnanec v cestovním příkazu či zprávě o pracovní cestě uvést počet najetých kilometrů (s rozlišením najetí kilometrů po jednotlivých státech). Musí též doložit cenu pohonných hmot dokladem o jejich nákupu, ze kterého bude možné cenu určit (z ČR a ze všech ostatních zemí). Doklad o nákupu pohonných hmot musí vzniknout v době trvání pracovní cesty nebo těsně před ní. Pokud zaměstnanec nedoloží doklad o nákupu pohonných hmot, bude při stanovení cestovních náhrad použita průměrná cena pohonných hmot dle platné vyhlášky MPSV.
8. Zaměstnanec je povinen při použití soukromého vozidla ke služebním účelům, používat při odstraňování poruch, ke kterým došlo během jízdy na pozemních komunikacích a kdy je nutno na ně vstoupit, výstražné vesty s vysokou viditelností vyhovující požadavkům normových hodnot.
9. Použije-li zaměstnanec jako dopravní prostředek vozidlo zaměstnavatele, nevzniká mu právo na náhradu jízdních výdajů za použití vozidla, Úhrada výdajů spojených s použitím vozidla zaměstnavatele (např. nákup pohonných hmot) se vypořádává samostatně.

Čl. 17
Náhrada cestovních výdajů podle mezinárodní smlouvy a dohod o vzájemné výměně zaměstnanců se zahraničním zaměstnavatelem

1. Zaměstnanci, který je vyslán na zahraniční pracovní cestu a kterému po tuto dobu přísluší podle mezinárodní smlouvy³ náhrada cestovních výdajů nebo náhrada obdobných výdajů v nižší výši, než stanoví zákoník práce, poskytne zaměstnavatel cestovní náhradu ve výši rozdílu mezi právem dle zákoníku práce a náhradou poskytovanou dle mezinárodní smlouvy, a to pouze v případě, že zaměstnanec prokazatelně doloží výši cestovních výdajů nebo obdobných výdajů poskytnutých podle mezinárodní smlouvy v zahraničí.
2. Pokud zaměstnanci přísluší dle mezinárodní smlouvy náhrada cestovních výdajů ve stejné či vyšší výši než podle zákoníku práce, zaměstnavatel cestovní náhrady neposkytuje.
3. Jestliže zaměstnavatel sjedná v dohodě o vzájemné výměně zaměstnanců, že bude zahraničnímu zaměstnanci vyslanému do České republiky poskytovat stravné, je povinen jej poskytovat nejméně ve výši horní hranice stravného stanovené v aktuální vyhlášce MPSV ČR ke stravnému podle zákona č. 247/2014 Sb. Zaměstnavatel může poskytovat stravné zahraničnímu zaměstnanci až do výše dvojnásobku stravného stanoveného ve větě první a kapesné až do výše 40 % takto sjednaného nebo určeného stravného.

Čl. 18
Pořízení zboží a služeb na pracovní cestě

1. Pokud zaměstnanec pořídí na pracovní cestě službu nebo zboží, které má být majetkem MFF UK, ale které nemá přímou souvislost s pracovní cestou,⁴ nelze výdaje za takovou službu či zboží zahrnout do vyúčtování pracovní cesty a je nutné je vyúčtovat samostatně.
2. Pořízení uvedených služeb nebo zboží musí být zaměstnancem před jejich pořízením konzultováno s odpovědným zaměstnancem Hospodářského oddělení MFF UK,⁵ neboť může být podléhat specifickým právním předpisům zejména z oblasti celního řízení, finanční kontroly, daní apod.

Čl. 19
Formulář A1

1. Na delší zahraniční pracovní cestě do zemí EU, EHP, Švýcarska a do států, se kterými má ČR uzavřenu mezinárodní smlouvu o sociálním zabezpečení, může být po zaměstnanci příslušným kontrolním orgánem formulář A1 – Společná žádost zaměstnance a zaměstnavatele o vystavení potvrzení o příslušnosti k právním předpisům sociálního zabezpečení (dále jen „formulář A1“).
2. Žádost o formulář A1 vyplňuje zaměstnanec společně se Zaměstnaneckým oddělením. Vyplněnou žádost odesílá Zaměstnanecké oddělení na Českou správu sociálního zabezpečení.
3. V případě zahraniční pracovní cesty s dobou trvání alespoň 30 kalendářních dnů je zaměstnanec povinen obrátit se na Zaměstnanecké oddělení v dostatečném předstihu. Zpracování žádosti trvá nejméně jeden měsíc.
4. O vydání formuláře A1 na období 2 let lze požádat v případě souběhu splnění následujících podmínek:
   1. délka trvání pracovního poměru zaměstnance k MFF UK pokrývá toto dvouleté období a
   2. zaměstnanec nemá jiný pracovněprávní vztah v ČR a
   3. v tomto období jsou pro zaměstnance naplánovány alespoň 3 zahraniční pracovní cesty.
5. V případě komplikací s kontrolou ze strany zahraničních úřadů týkající se úhrady sociálního nebo zdravotního pojištění je vždy nutno neprodleně kontaktovat zaměstnanecké oddělení.
6. Zaměstnanecké oddělení MFF UK zajišťuje veškerou komunikaci s Českou správou sociálního zabezpečení ve věci formulářů A1.
7. Při pracovní cestě do jiných zemí než uvedených v čl. 20 odst. 1 tohoto opatření je nutné se řídit vízovou politikou a politikou ochrany svého trhu práce země, do které zaměstnanec chce vycestovat. Před výjezdem do zahraniční je nutné v dostatečném předstihu zjistit na webových stránkách zastupitelského úřadu (ambasádě) příslušné země, jaké jsou vstupní podmínky pro pracovní cesty nebo vyslání podle účelu a délky pobytu v zahraničí.

Čl. 20
Obecná ustanovení

1. Náklady na cestovné, účtované v rámci stanovených limitů jsou daňově účinným nákladem MFF UK (příslušného střediska), jsou účtovány bez DPH a nejsou předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti zaměstnanců. Nutné vedlejší výdaje jsou v hlavní činnosti účtovány včetně DPH do nákladů.
2. Jsou-li požadovány výdaje nad rámec zákonných limitů, jsou daňově neúčinným nákladem MFF a o jejich opodstatněné výši rozhoduje tajemník MFF UK příp. děkan MFF UK. Rovněž o ostatních výjimkách rozhoduje tajemník MFF UK příp. děkan MFF UK.

Čl. 21
Přechodné ustanovení

1. Pracovní cesty, pro které byly vystaveny cestovní příkazy přede dnem účinnosti tohoto opatření, se řídí dosavadními předpisy.

Čl. 22
Závěrečná ustanovení

1. V ostatních bodech výslovně neupravených tímto opatřením se postupuje podle zákoníku práce a prováděcích předpisů.
2. Kontrolou dodržování tohoto opatření pověřuji Referát vnitřního auditu.
3. Zrušují se Směrnice tajemníka č. 2/2010, Směrnice tajemníka č. 1/2003, Směrnice tajemníka č. 1/2013 a Směrnice děkana č.  8/2008 - část „Pobyt pracovníka v zahraničí, čl. 1-4“.
4. Toto opatření nabývá platnosti dnem jeho schválení děkanem MFF UK a účinnosti dnem zveřejnění ve veřejné části internetových stránek fakulty, nejdříve však dnem 1. 2. 2023.

Navrhovatelé:
Ing. Miroslav Dykas, vedoucí hospodářského oddělení
Ing. Blanka Svobodová, tajemnice MFF UK

Opatření bylo projednáno vedením MFF UK dne 11. 1. 2023.

Schválil dne 24. 1. 2023:

Poznámky

1. Vyjmenované doklady stačí doložit pouze při první cestě. Znovu zaměstnanec příslušný doklad předkládá pouze v případě, že platnost vypršela nebo že došlo ke změně dokumentu.
2. Školení je ve správě požárního a bezpečnostního technika MFF UK a je vedeno v informačním systému
3. Mezinárodní smlouvou se rozumí zejména smlouvy mezistátní, meziuniverzitní, mezifakultní, konsorciální a grantové.
4. V případě zboží se může jednat například o knihy, flash disk a další vybavení, které není během cesty spotřebováno, v případě služeb se může jednat například o překlady, korektury připravované publikace apod.
5. Zpravidla s Hospodářským oddělením MFF UK a se správcem rozpočtu pro příslušnou účetní zakázku, z níž má být pořízení zboží či služeb hrazeno.

Přílohy

1. Možnosti (typy a sazby) cestovního pojištění
2. Krácení stravného a kapesného (k čl. 10 a 12 tohoto opatření)
3. Potvrzení o poskytnuté výše stravného zaměstnanci MFF UK v rámci meziinstitucionální výměny