Neplatí od 30. 8. 2006.

Pokyn tajemnice č. 6/1995

Náležitosti účetních dokladů a styk s HO

Náležitosti účetních dokladů a pravidla styku pracovišť s hospodářským oddělením


Vážené kolegyně, vážení kolegové,

v zájmu zabezpečení, pokud možno bezchybné a operativní hospodářské agendy fakulty, při současném stálém růstu jejího objemu, je nezbytné striktně dodržovat veškerá stanovená pravidla.

  1. Žádám o dodržování úředních hodin věcné účtárny v osobním i telefonickém styku. Tyto úřední hodiny byly stanoveny shodně s provozem pokladny pro pracoviště:
  2. pondělí, středa, pátek 10.00 - 12.00 hod.

    úterý, čtvrtek 9.30 - 11.30 hod. 12.30 - 14.00 hod.

    V případě zájmu většiny pracovišť je možné je změnit. Případné návrhy na tyto změny budou předloženy k projednání kolegiím sekcí.

  3. Prosím, aby pracoviště nežádala zaúčtování nákupů v rozporu s platnými zákonnými ustanoveními (např. zaúčtování zařízení investiční povahy na několik částí). Nejasné případy bude účtárna předkládat k rozhodnutí tajemnici, případně děkanovi fakulty.
  4. Značným problémem, který ztěžuje práci účtárny při likvidaci faktur, jsou nedostatečné údaje z pracovišť. Prosím o striktní dodržování stanovených pravidel. Účtárna bude nadále evidovat nedostatečně vybavené faktury a jejich seznam bude předávat děkanovi fakulty k projednání či případnému postihu pracovišť.
  5. Podrobné informace o pravidlech hospodářské agendy fakulty jsou uvedeny v Pokynu tajemnice fakulty č. 3/1995. Pro zlepšení informovanosti uvádím některé hlavní body těchto pravidel:

POKLADNÍ DOKLADY

  • žádost o zálohu na zahraničního hosta (NL 3) předkládat ve dvojím vyhotovení
  • vyúčtování spolu s potvrzením o převzetí v jednom provedení
  • mimořádné zálohy, při vyšší částce telefonicky domluvit požadavek

CESTOVNÍ PŘÍKAZY

  • uvádět, zda pracovník požaduje diety, ubytování atd.
  • přikládat pouze doklady, týkající se pracovní cesty, nepřikládat faktury hrazené předem (např. letenky, ubytování atd.)
  • uvádět čas odjezdu a příjezdu, přechodu státní hranice
  • požadavky na zálohy v cizí měně předkládat týden před cestou
  • použití soukromého auta schvaluje tajemnice fakulty před cestou, nutno mít uzavřenou havarijní pojistku, při vyúčtování předat kopii velkého technického průkazu s údaji o spotřebě a kopii pojistky, není-li již předáno na HO
  • v případě výměny přidělené cizí měny za jinou v zahraničí přikládat doklad o výměně v peněžním ústavu
  • při úhradě konferenčních poplatků požadovat rozpis na ubytování, stravu, vlastní konferenční poplatek, případně za sborník a jiné

VALUTOVÉ PLATBY DO ZAHRANIČÍ

  • uvádět přesnou adresu příjemce platby a banky příjemce platby, včetně čísla účtu, adresa musí obsahovat stát, město, ulici, název firmy a banky
  • uvést stručně o dodávku čeho, případně jakého zařízení se jedná
  • při zálohových platbách nutno zabezpečit předání konečné faktury bezprostředně po dodání zboží

PŘÍJMY ZE ZAHRANIČÍ

  • zabezpečit identifikaci plateb, uvedení variabilního symbolu u zahraničního plátce případně jména pracovníka MFF, který upřesní určení prostředků
  • předpokládané příjmy nahlásit předem do účtárny s uvedením zdroje a částky

FAKTURY

  • dávat k úhradě pouze originál faktury minimálně tři dny před termínem splatnosti faktury
  • k proforma fakturám dodávat po dodání zboží konečné faktury, daňové doklady
  • uvádět zdroj úhrady (např. grant, variabilní symbol, rozpočet pracoviště, HČ aj.)
  • u nákupu investic a “DKP” uvádět jméno pracovníka, na kterého bude evidována
  • v případě, že to nevyplývá jasně z faktury, uvést o dodávku čeho se jedná na jedné straně
  • úhradu investičních faktur nelze kombinovat mezi variabilními symboly a rozpočtem -pracoviště, případně granty, na straně druhé. Rozúčtování mezi rozpočtem pracoviště a granty je možné.
  • za nákup investic je považováno pořízení stroje, přístroje a zařízení v hodnotě vyšší než 10 000,- Kč a použitelnost je delší než jeden rok
  • za investice je rovněž považován nákup jednotlivých komponentů, které výše uvedené stroje, přístroje a zařízení zhodnocují, i když jejich pořizovací cena je nižší než uvedená částka 10 000,- Kč (např. rozšíření paměti počítače, diskové jednotky atd.)
  • za pořízení investice se rovněž považuje pořízení jednotlivých částí, které dohromady tvoří jeden funkční celek (např. počítač nakoupený po jednotlivých částech)

GRANTY

  • je-li uzavřena smlouva o řešení grantového úkolu, čerpat již z tohoto úkolu i před fyzickým převodem finančních prostředků.

 

Ing. Jana Lešková

tajemnice MFF UK

V Praze dne 30. 10. 1995