Opatření tajemníka č. 5/2023

K zajištění zpracování roční účetní závěrky 2023

Čl. 1
Úvodní ustanovení

1. Toto opatření stanovuje nejzazší termíny pro předkládání podkladů pro čerpání finančních prostředků a pro zúčtování poskytnutých záloh v závěru roku 2023 na MFF UK.
2. Opatření je závazné pro všechny vedoucí pracovišť, správce a příkazce jednotlivých rozpočtů, projektů, grantů a ostatních účelových zdrojů.

Čl. 2
Zálohové platby

1. Požadavky na zálohové platby bankovním převodem k plnění věcně souvisejícím s rokem 2023 se přijímají do 30. 11. 2023.
2. Pro předložení vyúčtování stálých záloh a všech ostatních zálohových plateb (hotovostních i bezhotovostních) je určen termín 8. 12. 2023, s místem předání: pokladna MFF (HOSP).
3. Zálohy na rok 2024 budou vypláceny v lednu 2024.

Čl. 3
Termíny pro příjem podkladů pro čerpání finančních prostředků

1. Pro předložení dokladů pro čerpání finančních prostředků, jejichž obsah věcně souvisí s obdobím leden až listopad 2023, tj. zejména:
   • došlé faktury
   • cestovní příkazy
   • cestovní dohody
   • doklady o nákupech v hotovosti.

   je stanoven termín 8. 12. 2023, místo doručení: přes podatelnu MFF na Hospodářské oddělení (HOSP).

2. Pro předložení dokladů pro čerpání finančních prostředků, jejichž obsah věcně souvisí s obdobím prosinec 2023, tj. zejména:
   • došlé faktury
   • cestovní příkazy
   • cestovní dohody
   • doklady o nákupech v hotovosti,

   je stanoven termín 8. 1. 2024, místo předání: přes podatelnu MFF na Hospodářské oddělení (HOSP). Po tomto termínu bude možné přijímat doklady pouze s písemným souhlasem tajemníka fakulty.

3. U projektů, u kterých je v kalendářním roce nutné v souladu se zadávací dokumentací prokázat nejen náklad, ale i realizovanou platbu (např. TAČR), je nutné předat podklady do 8. 12. 2023.
4. Datum zdanitelného plnění u pořízení investic musí být nejpozději období listopad 2023, aby byl čerpán příslušný zdroj. Došlé investiční faktury předejte do 8. 12. 2023.
5. Předložení veškerých podkladů pro mzdy (včetně návrhů na odměny) za období prosince 2023 (kromě evidence docházky – termín bude uveden na předloze mzdové účtárny) je stanoven na 15. 12. 2023, místo předání: Zaměstnanecké oddělení (PERS).

Čl. 4
Termíny pro použití fakultních platebních karet

1. Pravidla a termíny uvedená v tomto opatření se vztahují i na transakce realizované fakultními platebními kartami.

Čl. 5
Objednávky v centralizovaném IS – VERSO

1. Termín pro vypořádání schválených objednávek v centralizovaném IS – VERSO, které nebudou realizovány do konce roku, byl stanoven na 8. 12. 2023. Do té doby je nutné:

1. stornovat objednávku v centralizovaném IS – VERSO/Žádanky,
2. požádat o přesun objednávky do následujícího roku (HOSP; Kateřina Řandová),
3. požádat o vyřazení objednávky ze salda (HOSP; Kateřina Řandová).
   9. (Pozn.: po vyřazení objednávky ze salda dojde ke zrušení rezervace finančních prostředků v rozpočtu. Objednávka bude uzavřena a k 31. 12. automaticky stornována. Do 31. 12. lze v případě již neočekávaného plnění objednávku znovu otevřít.)

Čl. 6
Interní přeúčtování

1. Termín pro předkládání požadavků na interní přeúčtování nákladů je stanoven na 19. 1. 2024.

Čl. 7
Převod nespotřebovaných účelově určených prostředků

1. Pro žádosti o převody nespotřebovaných účelových prostředků do fondu účelově určených prostředků, případně do fondu provozních prostředků, je určen termín 19. 1. 2024.

Čl. 8
Dohadné položky a časové rozlišení

1. K nákladům, ke kterým není možné do konce účetního období doložit daňový doklad (například spotřeba elektrické energie) a není známá ani přesná výše částky, se vytvářejí tzv. dohadné položky. Termín pro podání žádosti o vytvoření dohadných položek je stanoven na 10. 1. 2024.
2. V oprávněných případech je možné žádat o přesun části výnosů přes tzv. časové rozlišení, a to zejména u činností doplňkové činnosti a smluvního výzkumu, jejichž realizace probíhá i v následujícím roce. Termín pro podání žádosti o přesun výnosů do následujícího roku je stanoven na 10. 1. 2024.

Čl. 9
Termín pro podání požadavků přes DNS

1. Termín pro sběr požadavků na nákup přes DNS v roce 2023 je stanoven na 19. 11. 2023.

Čl. 10
Zvláštní a závěrečná ustanovení

1. Jsou-li ve smlouvách nebo zadávacích dokumentacích sjednány podmínky odlišné od tohoto opatření, postupuje se v souladu se s nimi. O této skutečnosti je nutné informovat Hospodářské oddělení nebo vedoucího Zaměstnaneckého oddělení.
2. V případě nejasností, nekompletních podkladů apod. je třeba kontaktovat Hospodářské oddělení nebo Zaměstnanecké oddělení.
3. Toto opatření nabývá platnosti dnem jeho schválení tajemnicí MFF UK a účinnosti dnem zveřejnění ve veřejné části internetových stránek fakulty, nejdříve však dnem 8. 11. 2023.
4. Kontrolou dodržování tohoto opatření pověřuji interní auditorku.

Navrhovatel: Ing. Miroslav Dykas, vedoucí Hospodářského oddělení MFF UK

Opatření bylo projednáno vedením fakulty dne 25. 10. 2023.

Schválila dne 7. 11. 2023: