Opatření děkana č. 3/2024

Pravidla pro poskytování příspěvku na cestovní, pobytové a vedlejší výdaje nezaměstnancům vyslaným Matematicko-fyzikální fakultou Univerzity Karlovy

Čl. 1
Úvodní ustanovení

1. Toto opatření stanoví základní podmínky, pravidla, postupy a povinnosti pro poskytování příspěvku na cestovní, pobytové a vedlejší výdaje (dále jen „příspěvek na vyslání“) osobám nemajícím žádný pracovněprávní vztah (dále jen „nezaměstnanci“) k Matematicko-fyzikální fakultě Univerzity Karlovy (dále jen „fakulta“ a „univerzita“), spojené s vysláním na cestu související se studiem nebo pedagogickou, vědeckou či výzkumnou činností v rámci fakulty.
2. Oblast přijetí nezaměstnanců fakulty na fakultě je upravena samostatným opatřením.
3. Nezaměstnancům fakulty je možné v souladu s tímto opatřením poskytnout příspěvek na vyslání v případech, kdy tyto osoby konají činnosti související se studiem nebo pedagogickou, vědeckou či výzkumnou činností v rámci fakulty bez nároku na mzdu či odměnu, neboť nemají s fakultou uzavřenu pracovní smlouvu či jednu z dohod o konání prací mimo pracovní poměr, a tudíž není možné jim poskytnout náhradu cestovních, pobytových a vedlejších výdajů (dále jen „cestovních výdajů“) dle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů.

Čl. 2
Způsoby poskytování příspěvku na vyslání nezaměstnancům fakulty na cestovní výdaje spojené s konáním cest mimo fakultu

1. Příspěvek na vyslání se poskytuje zpravidla na základě dohody mezi fakultou a nezaměstnancem fakulty uzavřené dle ustanovení § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále též „dohoda o poskytnutí příspěvku“). Touto dohodou o poskytnutí příspěvku se specifikuje činnost konaná nezaměstnancem a dále konkrétní či maximální výše příspěvku na vyslání a forma jeho poskytnutí. Dohoda o poskytnutí příspěvku se uzavírá před konáním cesty; jen ve zcela výjimečných případech, o kterých rozhoduje tajemník fakulty, je možné tuto dohodu o poskytnutí příspěvku uzavřít po vykonání cesty.
2. Příspěvek na vyslání může být poskytnut jak v podobě peněžního plnění, tak i v podobě plnění ve formě přímého nákupu letenky, jízdenky či ubytování nebo dalších vedlejších výdajů fakultou ve prospěch příslušné osoby.
3. V případě poskytnutí příspěvku na vyslání v podobě peněžního plnění se příspěvek poskytuje až po vykonání cesty; záloha na příspěvek na vyslání se výše uvedeným osobám neposkytuje.
4. Příspěvek na vyslání v podobě peněžního plnění se poskytuje standardně v českých korunách nebo v eurech. V dohodě o poskytnutí příspěvku lze dohodnout poskytnutí příspěvku na vyslání i v jiné měně.
5. Konkrétní postupy v případě poskytování příspěvku na vyslání v rámci projektové podpory (pokud to daný projekt umožňuje) se řídí pravidly jednotlivých poskytovatelů finančních prostředků či programů/projektů, z nichž jsou prostředky čerpány.
6. Sjednávání dohody o poskytnutí příspěvku dle čl. 2 odst. 1 tohoto opatření zabezpečuje vedoucí vysílajícího pracoviště. Tuto dohodu podepisuje příkazce operace a správce rozpočtu zakázky, ze které se cesta hradí. Uvedení pracovníci stvrzují obsahovou správnost, dostupnost finančních prostředků, případně soulad cesty s pravidly a cíli jednotlivých poskytovatelů finančních prostředků či programů/projektů.
7. Dohodu o poskytnutí příspěvku dle čl. 2 odst. 1 tohoto opatření podepisuje za fakultu tajemník fakulty.
8. Aktuální vzory dohod o poskytnutí příspěvku dle čl. 2 odst. 1 tohoto opatření jsou umístěny na stránkách fakulty (viz též volné přílohy k tomuto opatření) a jejich aktualizaci či úpravu zajišťuje právník fakulty ve spolupráci s vedoucím Hospodářského oddělení.
9. Po vykonání cesty předloží vyslaná osoba do doby stanovené v dohodě o poskytnutí příspěvku originální doklady prokazující výši výdajů, na které se vztahuje příspěvek na vyslání, pokud toto není v dohodě o poskytnutí příspěvku upraveno jinak. Doklady se předkládají spolu s kopií dohody o poskytnutí příspěvku a formulářem pro vyúčtování na Hospodářské oddělení děkanátu fakulty. Jestliže doklady nejsou předloženy do deseti pracovních dnů po ukončení akce či ve shodě s dohodou o poskytnutí příspěvku, není fakulta povinna příspěvek na vyslání uhradit. Ve výjimečných a odůvodněných případech může tajemník fakulty na základě žádosti zmeškání lhůty prominout.
10. V případě poskytnutí příspěvku na vyslání v podobě peněžního plnění se příspěvek na vyslání vyplácí bankovním převodem, výjimečně hotově v pokladně fakulty či jiným způsobem dohodnutým v dohodě o poskytnutí příspěvku.
11. Za splnění daňových povinností plynoucích z výplaty příspěvku na vyslání odpovídá jeho příjemce.

Čl. 3
Druhy výdajů, na které je možné příspěvek na vyslání poskytnout

1. Příspěvek na vyslání je možné poskytnout zejména na tyto cestovní výdaje:
   1. jízdné hromadným dopravním prostředkem (vlak druhá třída, autobus, letadlo ekonomická třída) z místa bydliště či pracoviště na místo určení a zpět;
   2. jízdné místní hromadnou dopravou v místě určení;
   3. ubytování v místě určení (v souladu s platnou legislativou fakulty);
   4. ve zdůvodněných případech použití taxi;
   5. nutné vedlejší výdaje související s cestou (včetně cestovního pojištění).
2. Ve výjimečných a odůvodněných případech je možné poskytnout příspěvek na vyslání na cestovní výdaje na jízdné osobním dopravním prostředkem místo hromadným dopravním prostředkem. Za splnění všech podmínek daných právními předpisy včetně pojištění odpovídá vyslaná osoba. Použití osobního dopravního prostředku a finanční limity musejí být schváleny v rámci dohody o poskytnutí příspěvku.
3. Místo výdajů dle čl. 3 odst. 1 písm. b) až e) tohoto opatření je možné poskytnout paušální příspěvek na každý den pobytu v místě určení (dále též jen „per diem“). V případě, že je některý z výdajů, který příspěvek per diem pokrývá, hrazen fakultou ve prospěch vyslané osoby samostatně (typicky výdaje za ubytování), snižuje se o tuto částku celková výše per diem. Příspěvek per diem se poskytuje buď ve výši dané pravidly jednotlivých poskytovatelů finančních prostředků či programů/projektů, nebo se odvozuje od aktuálního sazebníku Evropské komise pro per diem uveřejňovaného na webových stránkách https://ec.europa.eu/.¹ V případě odvození paušálního příspěvku od sazebníku Evropské komise pro per diem činí výše příspěvku na vyslání pro první a poslední den cesty nejvýše 25 % této sazby a pro ostatní dny nejvýše 50 % této sazby; v odůvodněných případech, o kterých rozhoduje tajemník fakulty, je možné tento podíl zvýšit až na 100 % této sazby. V případě per diem je třeba pro vyúčtování předložit doklady prokazující vykonání cesty a délku jejího trvání.

Čl. 4
Zvláštní ustanovení

1. Toto opatření se zcela či zčásti nepoužije, pokud mezinárodní smlouva, pravidla jednotlivých poskytovatelů finančních prostředků či programů/projektů nebo jiná nadřazená právní úprava určují jiný postup.

Čl. 5
Závěrečná ustanovení

1. Toto opatření nabývá platnosti dnem jeho schválení děkanem MFF UK a účinnosti dnem zveřejnění ve veřejné části internetových stránek fakulty, nejdříve však dnem 9. 2. 2024.
2. Osobami odpovědnými za provádění tohoto opatření jsou vedoucí vysílajícího pracoviště a vedoucí Hospodářského oddělení fakulty.
3. Kontrolou dodržování tohoto opatření pověřuji Referát vnitřního auditu.

Navrhovatel: Ing. Blanka Svobodová, tajemnice fakulty

Opatření bylo projednáno vedením fakulty dne 27. 9. 2023.

Schválil dne 7. 2. 2024:

¹ Odkaz na aktuální sazebník je dostupný na stránkách Hospodářského oddělení.

Volné přílohy

Volná příloha č. 1: Dohoda o poskytnutí příspěvku na cestovní, pobytové a vedlejší výdaje – host
Volná příloha č. 2: Agreement on the Provision of a Contribution to Travel Expenses – guest
Volná příloha č. 3: Dohoda o poskytnutí příspěvku na cestovní, pobytové a vedlejší výdaje – host, per diem
Volná příloha č. 4: Agreement on the Provision of a Contribution to Travel Expenses – guest, per diem
Volná příloha č. 5: Dohoda o poskytnutí příspěvku na cestovní, pobytové a vedlejší výdaje – student
Volná příloha č. 6: Agreement on the Provision of a Contribution to Travel Expenses – student
Volná příloha č. 7: Dohoda o poskytnutí příspěvku na cestovní, pobytové a vedlejší výdaje – student, per diem
Volná příloha č. 8: Agreement on the Provision of a Contribution to Travel Expenses – student, per diem