Směrnice tajemníka č. 2/2010

O cestovních náhradách

Obsah:

  1. Vymezení pojmů
  2. Schvalování pracovních cest
  3. Poskytování náhrad
  4. Paušální náhrady na městskou hromadnou dopravu v Praze
  5. Účinnost a kontrola

V souladu s ustanoveními Zákoníku práce (Zákon 262/2006 Sb.) vydávám tuto směrnici, která upravuje poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách zaměstnanců MFF.

I. Vymezení pojmů

Pracovní cestou se rozumí doba od nástupu zaměstnance na cestu k výkonu práce do jiného místa, než je jeho pravidelné pracoviště, včetně výkonu práce v tomto místě, do návratu zaměstnance z této cesty.

Pravidelným pracovištěm se rozumí místo dohodnuté se zaměstnancem v pracovní smlouvě (cesta do zaměstnání a ze zaměstnání není pracovní cestou).

Má-li zaměstnanec podle dohody o provedení práce vykonat pracovní úkol v místě mimo obec bydliště, má právo na cestovní náhrady, bylo-li jejich poskytnutí sjednáno, i když není sjednáno místo pravidelného pracoviště.

Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, se rozumí výdaje, které vzniknou při

  1. pracovní cestě
  2. cestě mimo pravidelné pracoviště
  3. výkonu práce v zahraničí (dobou rozhodnou pro vznik práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je doba přechodu státní hranice ČR, nebo doba odletu a příletu při letecké přepravě)

Upozornění: cestovním výdajem, účtovaným na vrub nákladů MFF není pojištění soukromého vozidla použitého ke služební cestě (platné havarijní a zákonné pojištění soukromého vozidla uhrazené jeho vlastníkem je nutnou podmínkou pro udělení souhlasu k použití vozidla pro služební účely).

II. Schvalování pracovních cest

Vedoucí pracovník (vedoucí zaměstnanec ve smyslu Zákoníku práce) případně jím pověřený zástupce schválí cestu předem (svým podpisem ve formuláři „Cestovní příkaz“) a určí zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování.

Vedoucí pracovník (příp. příkazce operace) vydá rovněž souhlas s použitím vlastního vozidla ke služební cestě (pouze v případě, není-li možno využít jiný ekonomicky výhodnější hromadný dopravní prostředek).

Nutnou náležitostí při jízdě soukromým vozidlem pro služební účely je platné lékařské osvědčení (upravuje bod 7. 8. Směrnice děkana č. 5/2009) a platné potvrzení o školení pro řidiče (podle zákona 262 a 309/2006 Sb.). V případě nesplnění některé z těchto dvou podmínek bude při vyznačení způsobu dopravy „vlastní auto“ další postup zablokován.

Originál lékařského osvědčení neprodleně odevzdá zaměstnanec bezpečnostnímu technikovi MFF. V naléhavých případech je možné kopii lékařského osvědčení odeslat na e-mail: ridici@dekanat.mff.cuni.cz.

Na končící platnost lékařského osvědčení a potvrzení o školení pro řidiče budou zaměstnanci upozorněni dva měsíce předem na jejich e-mail.

III. Poskytování náhrad

Náhrady výdajů při pracovních cestách náleží pouze zaměstnancům MFF a zahraničním hostům na základě dohod o vzájemné výměně zaměstnanců.

Předmětem náhrady je:

  1. náhrada prokázaných jízdních výdajů (doklady z tzv. km banky nelze proplácet)
  2. náhrada prokázaných výdajů za ubytování (doklad obsahuje údaj o objednateli UK MFF a jméno zaměstnance, který byl ubytován)
  3. stravné dle platných předpisů (účtuje-li pracovník stravné, nelze ve stejném období uplatňovat nárok na poskytnutí stravenky)
  4. náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů (např. taxi, parkovné, poštovné, vstupné apod.)
  5. náhrada za použití soukromého vozidla dle platných předpisů

MFF může zaměstnanci při zahraniční cestě poskytnout kapesné až do výše 40% zahraničního stravného.

Způsob krácení stravného při poskytnutí jídla (k bodu c, oddíl III)

Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, je zaměstnavatel oprávněn za každé uvedené jídlo stravné krátit o hodnotu
70% stravného, trvá-li pracovní cesta 5 12 hod.
35% stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hod., nejdéle však 18 hod.
25% stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hod.

V cestovních příkazech zaměstnanec uvede charakter poskytnutého jídla. U stravného vzniká vždy nárok alespoň ve výši 25% stravného i v případě, že jídla byla poskytnuta.

Pokud zaměstnanec stravné nepožaduje, uvede tuto skutečnost rovněž v cestovním příkazu.

Náhrady jízdních výdajů při použití soukromého vozidla (k bodu e, oddíl III)

Cenu pohonných hmot pro tuzemské cesty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou (v případě předložení více dokladů bude pro stanovení sazby použit výpočet aritmetickým průměrem).

Nepředloží-li zaměstnanec doklad o zakoupení pohonných hmot, bude použita sazba podle platného právního předpisu.

Cenu pohonných hmot pro zahraniční cesty doloží pracovník dokladem o ceně a MFF uhradí v cizí měně pouze náhradu za kilometry ujeté mimo území ČR. V nezbytných případech lze nahradit doklad o ceně čestným prohlášením zaměstnance.

Spotřebu pohonných hmot stanoví MFF z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu použitého vozidla.

Upozornění: doklady z km banky nelze proplácet.

Zálohy

Způsob poskytování záloh upravuje Směrnice tajemníka č. 1/2005 O pokladní kázni.

Zálohu na cestovné v hotovosti lze poskytnout maximálně jeden měsíc před uskutečněním cesty.

Úhrady

Výdaje jsou na základě řádně vyplněných a schválených cestovních příkazů hrazeny z pokladny MFF (v případě požadované bezhotovostní platby uvede zaměstnanec v cestovním dokladu číslo bankovního účtu, ve prospěch kterého bude úhrada provedena z účtu MFF).

Při poskytování cestovních náhrad za zahraniční cesty (v případě kdy nebyla poskytnuta záloha) se použije pro přepočet měn kurz vyhlášený ČNB v den nástupu na zahraniční cestu.

Požaduje-li zaměstnanec proplacení cestovní náhrady v měně, platné v zemi pracovní cesty, uvede požadavek v cestovním příkazu.

Cestovní příkazy jsou předávány do HOSP neprodleně po ukončení cesty (nejpozději do 10 pracovních dnů).

IV. Paušální náhrady na městskou hromadnou dopravu v Praze

Na paušální náhrady mají nárok pouze zaměstnanci v hlavním pracovním poměru, pro které je podle pracovní smlouvy cesta pražskou MHD cestou pracovní.

Při stanovení paušální částky zváží vedoucí pracoviště na základě prokazatelných podkladů (např. výpisem cest za tři měsíce před datem stanovení paušální náhrady) četnost cest, jejich opodstatněnost a navrhne ke schválení výši paušální částky, která bude pracovníkovi vyplacena z pokladny MFF (případně uhrazena na účet zaměstnance).

Žádost bude obsahovat tyto náležitosti:

  • jméno a příjmení pracovníka
  • pracoviště
  • zdůvodnění výše paušální náhrady
  • částka (příp. %) paušální náhrady
  • číslo účtu zaměstnance (v případě požadavku bezhotovostní platby)
  • jméno, příjmení a podpis navrhovatele
  • datum vyhotovení žádosti a období, pro které je náhrada požadována
  • schválení děkanem (v případě akademických pracovníků) příp. tajemníkem (v případě ostatních zaměstnanců)

Paušální náhrada bude podle schválené žádosti přiznána maximálně ve výši 50% ročního přepravního tarifu MHD.

V případě změny podmínek, případně ukončení pracovního poměru před koncem období, pro které byla náhrada přiznána, uhradí pracovník poměrnou část nespotřebované paušální náhrady do pokladny MFF. Stejný postup bude uplatněn při dlouhodobé nepřítomnosti (delší než 1 měsíc).

Náklady na cestovné, účtované v rámci stanovených limitů jsou daňově účinným nákladem MFF (příslušného střediska), jsou účtovány bez DPH a nejsou předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti zaměstnanců. Nutné vedlejší výdaje jsou v hlavní činnosti účtovány včetně DPH do nákladů.

Jsou-li požadovány výdaje nad rámec zákonných limitů, jsou daňově neúčinným nákladem MFF a o jejich opodstatněné výši rozhoduje tajemník příp. děkan MFF.

Rovněž o ostatních výjimkách rozhoduje tajemník příp. děkan MFF.

Důležitá upozornění:

Aktuální sazby stravného pro zahraniční a tuzemské pracovní cesty a sazby pro použití soukromých vozidel jsou uvedeny na stránkách hospodářského oddělení.

V případě, že zaměstnanec obdrží příspěvek na cestu z jiných zdrojů (např. od jiného subjektu v ČR nebo v zahraničí, mimořádné stipendium apod.), než ze kterých jsou hrazeny zákonné výdaje, uvede tuto skutečnost v příloze k cestovnímu příkazu.

V. Účinnost a kontrola

Tato směrnice nahrazuje Směrnici tajemníka č. 1/2007.
Směrnice nabývá účinnosti dnem 1. 10. 2010

Za kontrolu formální a věcné správnosti cestovních příkazů odpovídá referentka hospodářského oddělení a za kontrolu dodržování této směrnice odpovídá vedoucí hospodářského oddělení.

Navrhovatel: Ing.Lanková Dana
Směrnice byla schválena dne: 22. 9. 2010
Vydána dne: 24. 9. 2010

Schválil:

Ing. Antonín Líska
tajemník fakulty