Opatření děkana č. 2/2026

Pravidla pro poskytování příspěvku na cestovní, pobytové a vedlejší výdaje nezaměstnancům přijatým a vyslaným MFF UK

Čl. 1
Úvodní ustanovení

1. Toto opatření stanoví základní podmínky, pravidla, postupy a povinnosti pro poskytování příspěvku na cestovní, pobytové a vedlejší výdaje (dále jen „příspěvek“) osobám nemajícím žádný pracovněprávní vztah (dále jen „nezaměstnanci“ nebo „nezaměstnanci MFF UK“) k Matematicko-fyzikální fakultě Univerzity Karlovy (dále jen „MFF UK“ a „univerzita“), spojené s vysláním na cestu či přijetím na MFF UK souvisejícím se studiem nebo pedagogickou, vědeckou či výzkumnou činností v rámci fakulty.
2. Nezaměstnancům MFF UK, kteří přijíždějí na MFF UK ze zahraniční instituce nebo z instituce v ČR, nebo osobám, které jsou vyslány na cestu do instituce v ČR nebo do zahraniční instituce, je možné v souladu s tímto opatřením poskytnout příspěvek na vyslání či přijetí v případech, kdy tyto osoby konají činnosti související se studiem nebo pedagogickou, vědeckou či výzkumnou činností v rámci fakulty bez nároku na mzdu či odměnu, neboť nemají s fakultou uzavřenu pracovní smlouvu či jednu z dohod o konání prací mimo pracovní poměr, a tudíž není možné jim poskytnout náhradu cestovních, pobytových a vedlejších výdajů dle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů.
3. Pečovatelem se pro účely tohoto opatření rozumí zaměstnanec MFF UK poskytující přijíždějícímu nezaměstnanci potřebnou podporu při jeho působení na MFF UK.

Čl. 2
Obecná ustanovení k příspěvku na vyslání a přijetí

1. Příspěvek se poskytuje zpravidla na základě smlouvy mezi MFF UK a nezaměstnancem uzavřené dle ustanovení § 1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále též „smlouva“). Touto smlouvou se specifikuje činnost konaná nezaměstnancem a dále konkrétní či maximální výše příspěvku na vyslání/přijetí a forma jeho poskytnutí. Smlouva se uzavírá před vysláním na cestu/přijetím na MFF UK. Jen ve zcela výjimečných případech, o kterých rozhoduje tajemník fakulty, je možné tuto smlouvu o poskytnutí příspěvku uzavřít po vykonání cesty/v jejím průběhu či po skončení přijetí na MFF UK. Jako vzory smluv se použijí vzory uložené ve Studijním informačním systému (dále jen „SIS“), nebo vzory smluv, které tvoří volnou přílohu tohoto opatření (zejm. v případech vyslání nezaměstnance, přijetí tuzemského hosta, příp. tam, kde je v rámci projektové podpory vyžadována jiná specifikace).
2. Příspěvek, nestanoví-li pravidla poskytovatele jinak, je možné poskytnout zejména na tyto výdaje:
   1. Jízdné hromadným dopravním prostředkem (vlak druhá třída, autobus, letadlo ekonomická třída) z místa bydliště či pracoviště na místo určení a zpět; ve výjimečných a odůvodněných případech je možné poskytnout příspěvek na jízdné osobním dopravním prostředkem místo hromadným dopravním prostředkem, a to za obdobného splnění všech podmínek daných právními předpisy pro používání silničního motorového vozidla v rámci pracovní cesty. Použití osobního dopravního prostředku a finanční limity musejí být schváleny v rámci smlouvy o poskytnutí příspěvku.
   2. Příspěvek na celodenní stravu, a to maximálně do výše stravného, jehož aktuální sazba je zveřejněna na stránkách Hospodářského oddělení, nestanoví-li jednotliví poskytovatelé finančních prostředků či programů/projektů jinak.
   3. Jízdné místní hromadnou dopravou v místě určení (ve zdůvodněných případech použití taxi).
   4. Ubytování v místě určení (aktuálně platné opatření děkana stanovující limity na ubytování při pracovních cestách zaměstnanců MFF UK se pro nezaměstnance použije obdobně).
   5. Nutné vedlejší výdaje související s cestou (včetně cestovního pojištění).
3. Příspěvek může být poskytnut jak v podobě peněžního plnění, tak i formou přímého nákupu letenky, jízdenky či ubytování nebo uhrazením dalších vedlejších výdajů fakultou ve prospěch příslušné osoby.
4. V případě poskytnutí příspěvku v podobě peněžního plnění se příspěvek poskytuje až po vykonání cesty; záloha na příspěvek se neposkytuje.
5. Příspěvek v podobě peněžního plnění se poskytuje standardně v českých korunách nebo v eurech. Ve smlouvě o poskytnutí příspěvku lze dohodnout poskytnutí příspěvku i v jiné měně.
6. V případě poskytnutí příspěvku v podobě peněžního plnění se příspěvek vyplácí bankovním převodem, hotově v pokladně fakulty či jiným způsobem dohodnutým ve smlouvě o poskytnutí příspěvku.
7. Za splnění všech podmínek daných právními předpisy včetně pojištění odpovídá nezaměstnanec.
8. Namísto výdajů dle čl. 2 odst. 2 písm. b. až e. tohoto opatření je možné poskytnout paušální příspěvek na každý den pobytu v místě určení (dále též jen „per diem“). V případě, že je některý z výdajů, který příspěvek per diem pokrývá, hrazen MFF UK ve prospěch nezaměstnance samostatně (typicky výdaje za ubytování – úhrada na fakturu), snižuje se o tuto částku celková výše per diem. Příspěvek per diem se poskytuje buď ve výši dané pravidly jednotlivých poskytovatelů finančních prostředků či programů/projektů, nebo se odvozuje od aktuálního sazebníku Evropské komise pro per diem uveřejňovaného na webových stránkách https://ec.europa.eu/; odkaz na aktuální sazebník Evropské komise je zveřejněn na stránkách Hospodářského oddělení. V případě odvození paušálního příspěvku od sazebníku Evropské komise pro per diem činí výše příspěvku pro první a poslední den cesty nejvýše 25 % této sazby a pro ostatní dny nejvýše 50 % této sazby; v odůvodněných případech, o kterých rozhoduje tajemník fakulty, je možné tento podíl zvýšit až na 100 % této sazby. V případě per diem je třeba pro vyúčtování předložit doklady prokazující vykonání cesty a délku jejího trvání.
9. Ve výjimečných a odůvodněných případech je možné se svolením děkana poskytnout příspěvek vyšší, než je uveden v odstavci 2 a 8 tohoto článku opatření.
10. Konkrétní postupy v případě poskytování příspěvku v rámci projektové podpory (pokud to daný projekt umožňuje) se řídí pravidly jednotlivých poskytovatelů finančních prostředků či programů/projektů, z nichž jsou prostředky čerpány.
11. Za splnění daňových povinností plynoucích z výplaty příspěvku odpovídá jeho příjemce.

Čl. 3
Administrativní proces přijetí nezaměstnance

A) Přijetí nezaměstnance ze zahraniční instituce

1. Administrativní proces přijetí nezaměstnance ze zahraniční instituce na MFF UK je v gesci Oddělení pro vědu a zahraniční styky. Eviduje se v SIS v modulu „Přijetí zahraničního hosta“, kde se rozlišují tři typy přijetí zahraničního nezaměstnance na MFF UK:
   1. přijetí v rámci smluvní spolupráce na základě meziuniverzitních dohod uzavřených mezi zahraniční univerzitou/institucí a Univerzitou Karlovou (dále jen “RUK”);
   2. přijetí mimo rámec smluvní spolupráce se zajištěnými interními finančními prostředky v plné či částečné výši;
   3. přijetí mimo rámec smluvní spolupráce bez nároku na finanční prostředky.
2. Pečovatel podává vedoucímu pracoviště návrh na přijetí nezaměstnance a vedoucí pracoviště přijetí schvaluje. Před přijetím nezaměstnance na MFF UK s nárokem na finanční plnění je nutné mít schválenu žádanku příkazcem operace a správcem rozpočtu v souladu se směrnicí děkana o oběhu dokladů MFF UK.
3. Pečovatel je povinen seznámit přijímaného nezaměstnance MFF UK s příslušnými interními předpisy MFF UK.
4. Výjimku z evidence v SIS v modulu „Přijetí zahraničního hosta“ tvoří nezaměstnanci přijatí bez nároků na finanční prostředky, kteří:
   1. jsou účastníky konferencí, letních škol a podobných akcí pořádaných MFF UK a zároveň jsou samostatně evidováni v rámci pořádané akce,
      nebo
   2. jsou účastníky veřejných akcí pořádaných MFF UK,
      nebo
   3. vykonávají činnost na MFF UK pouze jeden den.
5. Výjimku z evidence v SIS v modulu „Přijetí zahraničního hosta“ tvoří i studenti ze zahraničních institucí, kteří jsou samostatně evidováni v aplikaci „Student“. Jejich evidence je v gesci Studijního oddělení.
6. U všech typů přijetí nezaměstnanců ze zahraničí na MFF UK evidovaných v SIS v modulu „Přijetí zahraničního hosta“ (dle odst. 1 tohoto článku) vyplní pečovatel v elektronické aplikaci SIS do 10 dnů po ukončení pobytu nezaměstnance část „Vyúčtování a informace o pobytu hosta“. U typu přijetí nezaměstnance na fakultě dle odst. 1. písm. a. a b. tohoto článku se formulář podepsaný pečovatelem a vedoucím pracoviště fakulty spolu s příslušnými doklady předává na Hospodářské oddělení. Tím je evidence přijetí nezaměstnance na fakultě uzavřena.

B) Přijetí nezaměstnance z ČR

1. Přijetí nezaměstnance z ČR se v SIS neeviduje. Pro případné poskytnutí příspěvku se použijí vzory smluv dle volné přílohy č. 1 či č. 2 tohoto opatření. Před přijetím nezaměstnance s nárokem na finanční plnění je nutné mít žádanku schválenou příkazcem operace a správcem rozpočtu v souladu se směrnicí děkana o oběhu dokladů MFF UK.

Čl. 4
Administrativní proces vyslání nezaměstnance

1. Sjednávání smlouvy o poskytnutí příspěvku dle čl. 2 odst. 1 tohoto opatření zabezpečuje vedoucí vysílajícího pracoviště. Tuto smlouvu podepisuje příkazce operace a správce rozpočtu zakázky, ze které se cesta hradí. Uvedení pracovníci stvrzují obsahovou správnost, dostupnost finančních prostředků, případně soulad cesty s pravidly a cíli jednotlivých poskytovatelů finančních prostředků či programů/projektů.
2. Smlouvu o poskytnutí příspěvku dle čl. 4 odst. 1 tohoto opatření podepisuje za fakultu tajemník fakulty. Aktuální vzory jsou volnou přílohou tohoto opatření.
3. Po vykonání cesty předloží vyslaná osoba do doby stanovené ve smlouvě o poskytnutí příspěvku originální doklady prokazující výši výdajů, na které se vztahuje příspěvek na vyslání, pokud toto není ve smlouvě upraveno jinak. Doklady se předkládají spolu s kopií smlouvy a formulářem pro vyúčtování na Hospodářské oddělení. Jestliže doklady nejsou předloženy do deseti pracovních dnů po ukončení akce či ve shodě se smlouvou o poskytnutí příspěvku, není fakulta povinna příspěvek na vyslání uhradit. Ve výjimečných a odůvodněných případech může tajemník fakulty na základě žádosti vysílané osoby zmeškání lhůty prominout.

Čl. 5
Závěrečná ustanovení

1. Toto opatření se zcela či zčásti nepoužije, pokud mezinárodní smlouva, pravidla jednotlivých poskytovatelů finančních prostředků či programů/projektů nebo jiná nadřazená právní úprava určují jiný postup.
2. Na základě tohoto opatření děkan MFF UK zplnomocňuje podpisem smluv upravujících smluvní vztahy mezi nezaměstnancem a MFF UK definované v čl. 2 odst. 1 tohoto opatření:
   1. vedoucí pracovišť, jde-li o přijetí nezaměstnance dle čl. 3 tohoto opatření,
   2. tajemníka fakulty, jde-li o vyslání nezaměstnance dle čl. 4 tohoto opatření.
3. Aktuální vzory smluv o poskytnutí příspěvku jsou umístěny na stránkách MFF UK (viz též volné přílohy k tomuto opatření). Jejich aktualizaci či úpravu zajišťuje právník MFF UK ve spolupráci s vedoucími oddělení děkanátu (Oddělení pro vědu a zahraniční styky, Hospodářského oddělení, příp. Oddělení podpory grantů a projektů). Aktualizaci modulu „Přijetí zahraničního hosta“ v SIS a vzorů v SIS zajišťuje Oddělení pro vědu a zahraniční styky ve spolupráci se Správou počítačové sítě Karlov a centrálního informačního uzlu.
4. Toto opatření nabývá platnosti dnem jeho schválení děkanem MFF UK a účinnosti dnem zveřejnění ve veřejné části internetových stránek fakulty, nejdříve však dnem 15. 1. 2026.
5. Ke dni účinnosti tohoto opatření se ruší Opatření děkana č. 3/2024, Pravidla pro poskytování příspěvku na cestovní, pobytové a vedlejší výdaje nezaměstnancům vyslaným Matematicko-fyzikální fakultou Univerzity Karlovy, a Směrnice děkana č. 8/2008, Zahraniční styky.
6. Osobami odpovědnými za provádění tohoto opatření jsou vedoucí vysílajícího pracoviště, vedoucí Oddělení pro vědu a zahraniční styky a vedoucí Hospodářského oddělení.
7. Kontrolou dodržování tohoto opatření pověřuji Referát vnitřního auditu.

Navrhovatelky:
Mgr. Pavlína Tejcová, vedoucí Oddělení pro vědu a zahraniční styky
Ing. Blanka Svobodová, tajemnice fakulty

Opatření bylo projednáno vedením fakulty dne 17. 12. 2025.

Schválil dne 18. 12. 2025:

Volné přílohy

Volná příloha č. 1:
Smlouva o poskytnutí příspěvku na cestovní, pobytové a vedlejší výdaje – Nezaměstnanec

Volná příloha č. 2:
Agreement on the Provision of a Contribution to Travel Expenses – Guest

Volná příloha č. 3:
Smlouva o poskytnutí příspěvku na cestovní, pobytové a vedlejší výdaje – Student

Volná příloha č. 4:
Agreement on the Provision of a Contribution to Travel Expenses – Student