Pro každé pracoviště jsou vytvořeny šablony ve dvou variantách:
- Šablony pro předtištěné hlavičkové papíry: šablony neobsahují logo. Jsou určeny pro potisk papírů s předtištěnou barevnou oficiální hlavičkou. Tyto papíry obdrží každé pracoviště.
- Šablony pro tisk hlavičky vlastními prostředky: šablony obsahují černobílou verzi loga. Jsou určeny pro potisk čistých papírů.
Každá varianta je v české a anglické verzi a ve formátu .dot a .rtf.
Šablony .dot
Pro každé pracoviště je vytvořena šablona ve verzi pro Microsoft Word 97, kterou lze použít i při práci s vyšší verzí programu MS Word. Pro nižší verze programu MS Word jsou připraveny soubory ve formátu .rtf.
Soubor ve formátu .rtf
Pro každé pracoviště je jako varianta k šabloně připraven soubor ve formátu .rtf, který je obsahově stejný jako šablona.
Soubor ve formátu .rtf lze použít i v nižší verzi programu MS Word než je MS Word 97, případně i v jiném textovém editoru. Avšak nelze ho otevřít jako šablonu. Je třeba otevřít soubor .rtf a uložit ho pod jiným jménem buď jako .doc nebo .rtf.
Příklad použití souborů .rtf při práci s MS Word:
- Otevřete svůj soubor .rtf (např. pro pracoviště 728 soubor mff728cz.rtf)
- IHNED použijte příkaz programu MS Word Uložit jako....
- zvolte správný adresář pro uložení
- zadejte jméno např. dopis1
- zvolte typ souboru (např. .doc)
- Dál už pracujte jen s takto uloženým souborem (v tomto případě dopis1.doc).
V případě, že vám ani jeden z uvedených formátů nevyhovuje, lze použít pro potisk
hlavičkových papírů vlastní prostředky, ale pouze za dodržení podmínek stanovených
autorem hlavičkových papírů, viz Předepsaná úprava 
.
Stručný popis šablony .dot a souboru .rtf:
Pole k vyplnění adresy je realizováno jako tabulka. Prostor pro tělo dopisu je ohraničen pouze nastavením okrajů stránky. V zápatí jsou uvedeny údaje o pracovišti (název, adresa, telefon, fax, e-mail) v požadované pozici na stránce.
Pokud se Vám po kliknutí na příslušný odkaz automaticky neotevře program pro práci s uvedenými formáty, obraťte se laskavě na správce sítě na svém pracovišti (jedná se pravděpodobně o chybné nastavení Vašeho operačního systému).
Bližší informace o použití připravených podkladů lze získat na adrese vaclav.mrazek@mff.cuni.cz.